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【最佳会奖DMC评选投票】青岛·山东港中旅会展 | 知名化妆品牌 2015青岛经销商年会

作者:商旅专家 时间:2015-12-11 Tag:【最佳会奖DMC评选投票】青岛·山东港中旅会展 | 知名化妆品牌 2015青岛经销商年会

【奇迹奖】城市“最佳会奖DMC”奖项评选活动已经进入到了案例展示及投票环节啦(还没报名的DMC们抓紧了,快来点我了解),今天我们要展示的会奖DMC案例来自于山东港中旅国际会议展览有限公司(简称港中旅会展)。

 

我们在手机微信端设置了投票区域,看了他们的案例觉得很赞,就去投上宝贵的一票吧!(关注商旅专家公众号后即可投票)。



公司介绍

 


山东港中旅国际会议展览有限公司(简称港中旅会展)是港中旅集团旗下的专业子公司,是山东旅行社业内第一家专注于商务会展领域,并以专业化的架构、团队和服务模式为客户提供整合营销服务的企业。在日趋激烈的行业竞争和优胜劣汰的市场细分洗礼下,山东港中旅会展已成为值得客户信赖,满载业界美誉的山东会展行业领军企业。

 

港中旅会展在山东主要会议城市济南、烟台等地设有分公司,经营范围覆盖山东全境,致力于为企业、政府、行业协会、社团等客户提供专业的会议服务与境内外奖励旅游、国际会议组织管理、商务公务考察、公关策划、展览搭建、体育赛事运营、Event创意策划组织与实施等个性化整合营销服务。

 

山东港中旅国际会议展览有限公司的英文logo为C-MICE,是企业创立之初提出的发展口号:C代表着creative锐意创新,confident自信卓著.compliance合规为先,concentrated专注品质。

 

“creative锐意创新”是港中旅会展的核心价值观。在瞬息万变的互联网时代,港中旅会展以没有想不到,想到既做到的超前视野和创新思维,努力为客户提供时尚新颖的策划方案。

 

“confident自信卓著”是港中旅会展的成长动力。港中旅的项目管理团队,人均从业年限6年以上,经过行业的洗礼和项目的历练,以临危不乱的冷静,处事不惊的沉着,追求极致的性格赢得客户信赖和社会美誉。

 

“compliance合规为先”是港中旅会展的庄严承诺。港中旅会展创立之初就把合规合法,标准化操作,作为公司的发展信条。在政府和各行业反腐倡廉的大环境下,港中旅会展的业务不降反升,经得起时间和法规的检验。

 

“concentrated专注品质”是港中旅会展的服务宗旨。 以不断提升客户体验作为提升品质的切入点,把便捷,高效,舒适融入项目策划和执行中,专业铸造品质,服务创造价值。

 

团队介绍

 

朝气蓬勃的会奖团队

 

港中旅会展拥有一支坚韧敬业、激情阳光、执行力超群的专业项目管理团队。我们用真诚的态度、专业的服务力求每个活动的极致完美。公司目前下设会议接待部、公关策划部、体育赛事部、会议秘书部等部门。

 

案例分享

 

活动名称

某知名化妆品牌 2015青岛经销商年会

 

年会场地

 

活动类型

经销商年会

 

活动时间

2015年8月3日-2015年8月8日

 

活动地点

青岛银沙滩温德姆至尊酒店

 

活动规模

1,130人

 

服务团队人数

35人

 

活动重现


年会现场

 

“某知名化妆品牌青岛年会”于2015年8月在青岛召开,来自全国各地1,130名优秀经销商伙伴齐聚青岛共襄盛举!为了款待全国经销商伙伴,山东港中旅国际会展为各位精英经销商精心挑选住宿、餐饮场地,策划迎送及团队TB方案,多次进行实地考察,在活动中对各种接待资源进行配置,妥善应对各种突发状况,促成活动圆满落幕,受到与会经销商的一致好评。


签到台


活动物料


嘉宾名牌

 

活动日程:

1、8月3日会务组各岗位人员到位,与酒店、车队等供应商召开准备会议,落实会议细节。

 

2、8月4日-5日部分与会代表抵青入住,检查各环节的准备工作,梳理基本会议流程,召开各种分组会议。

 

3、8月6日全体经销商参加大会及欢迎晚宴。

 

4、8月7日与会经销商及家属按照量身定制的游览方案,游览青岛风光。

 

5、8月8日全体代表返程、会议圆满结束。

 

最大难点

 


1、资源紧张。年会活动选择在青岛旅游的旺季举办,酒店、餐厅、景点、车辆、人员等各方面资源都非常紧张,为了应对资源紧张对活动可能产生的影响,接待团队做出了详尽的会议时间推荐表,在不同的时间节点,对各项资源的需求进行整体把握,并制定应急预案,保障了活动的顺利进行。

 

2、交通。年会日期与青岛国际啤酒节开幕式日期重合,年会所选酒店位于青岛西海岸,毗邻青岛国际啤酒节会址,啤酒节期间面临大量的临时交通管制以及交通拥堵情况,为了保障会议的顺利进行,会务组密切关注政府的各项公告,并制定多条交通线路,实地考察踩点,对于接送时间、游览时间留出足够提前量,所有迎送、游览均顺利无误。

 

3、行程对接。青岛8月份各景区、餐厅均达到饱和状态,会后TB活动,面临景点人满为患、购票排队时间过长、停车位一位难求、餐厅翻台、排队候餐等时机情况,为了保证各位供应商和家人的游览兴致,会务组提前与景区及餐厅沟通,对团队情况进行预报,并对团队到达时间进行错峰调整,安排先遣部队提前到达景区安排相关事宜,最大程度的缩短等候时间,让大家在燥热的夏天进行了一日舒适放松的游览。

 

活动亮点

1、本次年会部分日期与青岛国际啤酒节重合,为了最大程度的控制活动预算,会务团队提前几个月便开始活动的立项和与各供应商的价格谈判,特别是对酒店的方案选择上,青岛市区及近郊的任何一家酒店均无全部接待的可能,只能选择2家以上的酒店进行组合接待。因为与会代表来自全国各地,选择面朝大海的酒店成为广大宾客的共同愿望。经过多轮的沟通、谈判,青岛银沙滩温德姆酒店以及青岛康大豪生酒店,成为年会举办地的理想选择。

 

2、化妆品品牌供应会之后,公司准备了一场精彩的晚宴,年会原定于当天17:30结束,酒店预留1小时翻台时间,结果会议超时,将近18点才全部结束。面对突发状况,会务组早于酒店进行了应急预案的准备,面临紧张的翻台时间,酒店全员出动,酒店各个部门都参与到翻台大作战当中,在30分钟内将900人的课桌摆台更换成90桌的宴会摆台,并精确划分出素食、穆斯林餐桌。全员出动,有条不紊的布置场景给组织者留下了深刻的印象。

 

补充案例

 

活动名称

“SC运动•概念杯”2015世界柔道大奖赛(中国站)


“SC运动•概念杯”2015世界柔道大奖赛现场

 

活动类型

体育赛事

 

活动时间

2015年11月17日 --- 2015年11月23日

 

活动地点

青岛市海尔洲际酒店、丽晶大酒店、远洋大酒店、国信海天体育中心酒店、国信海天大剧院酒店、国信东方之星酒店

 

活动规模

1,200人(柔道赛+复赛)

 

服务团队人数

28名专业工作人员

 

活动重现


“SC运动•概念杯”2015世界柔道大奖赛比赛现场

 

为期三天的“SC运动概念杯”2015世界柔道大奖赛(中国站)暨第十五届中国青岛国际柔道公开赛于20日在青岛体育中心体育馆开幕,11月22日圆满落下帷幕,来自55个国家和地区、共计500余名选手报名参赛。


部分工作人员抽签会前合影


开赛前交通工作组合影

 

山东港中旅会展服务团队全权承接本次大赛的全部接待工作,为各个国家地区运动员,国际、国内组委会成员及裁判员提供食宿交通及赛程和日常所需的问询与讲解,并以比赛场馆为起始点连接各大官方酒店发散形成相应的比赛、生活服务圈为运动员及国内外官员提供便利并组建24小时高效的紧急事件应对反应系统。

 

活动日程:

11月17日—24日,历时8天的接待已顺利结束,服务团队分为接机组、酒店组、场馆组分工协调作业,安排如下:

 

1.接机:本站赛事17日起,接机组工作人员忙碌于机场两座航站楼各出口,且24小时守卫。

 

2.酒店接待:17日至24日酒店组开始在各岗位核对缴费款项、报名人数、预定房间数、预约班车人数,并发放秩序册及制证凭证等,协助队伍办理入住手续。

 

3.场馆接待:17日至19日预约训练场地时间、制证注册、新闻发布会、抽签会议、裁判会议、核对号码布、官方称重。接/送班车,指引路线、介绍场馆位置及周边活动区域。20日至22日比赛期间,预赛、决赛接/送班车,称重、餐食发放、兴奋剂检测、开幕式、颁奖仪式。

 

4.送机:23日起酒店各岗位陆续开始送机工作,与各队伍核对返程航班及时间,并及时做出车辆安排的调整,协助队伍办理退房手续。

 

5.全程对于训练营的咨询我们细致耐心的提供帮助解答,并告知相关负责人继续跟进,协助各队伍安排交通车辆的接送。

 

活动难点

1.本次世界柔道大奖赛作为2016年里约奥运会积分赛,比赛冠军将获得300个奥运积分,因此工作人员在前期工作中便迎来了史无前例的超大规模运动队报名统计工作。在时间和数量的双重重压下,会展团队积极与各国运动队及国际柔联沟通协调,不但要考虑到各个国家地区之间的宗教及饮食差异,而且要兼顾到匹配酒店相应的承接能力。根据国际柔联公示的竞赛规程,依照报名次序与各国家地区运动队保持紧密的沟通,与对方解析清楚食宿交通等各部分的详细安排及赛程期后的训练营事宜,确保每支参赛队伍的信息核对准确无误且得到高效回复与解决。

 

2.对于国际柔联主席Mr. Marius L. Vizer的最高规格相关接待工作。Mr.Vizer在青期间,山东港中旅会展提供专人专车全程陪同Mr. Vizer主席,并安排安保随行,确保Mr. Vizer主席不仅能够参与赛事各环节,更能感受到青岛人民的热情与来自各界的观赛人群对本站比赛的密切关注。

 

3.本站大奖赛由于报名参赛的运动队数量激增,对于活动全程交通车辆的调控与临时供给产生了一定的挑战性。经过多次与国际柔联、中国柔协的沟通商议,比对国际柔联提供的国际相关赛事标准发车时刻表,山东港中旅会展根据本站运动队人数及各酒店至场馆的距离制定出最科学合理的班车时间表与循环路线,确保为运动队随时往返场馆保驾护航。工作团队行成联动机制,随时掌控车辆的行进方位与承载人数,使发车方与车辆到达方高效掌握流通及候补车辆情况,以便迎接到达车辆及车辆的紧急调动。 


4.考虑到赛事的特殊性,服务团队为运动队及国内外官员提供的餐食也经过精心挑选与准备。前期准备时多次向组委会与国际柔联汇报进展情况,充分理解并有效解决各方需求并最终根据本次赛程时间的特点与酒店方及配餐方协商选定非常规的三餐供应时长。其中官员以自助形式用餐,运动队在赛程期间中午以配餐形式用餐,晚餐在酒店以自助形式用餐,午晚可用餐时长均达到4小时以上,充分满足各运动员因赛程需要而引起的非常规时间用餐需求,同时高效保证食物的安全性。 

 

5.本站场馆场地的调控与搭建也是团队接待难度较大的部分之一,由于政府活动的预算控制与高标准接待的要求,会展团队以少量的人员匹配从17日起跟随国际柔联IT团队彻夜调试场地情况,赛前准备期间连夜在休息室撤场重新搭建,为即将开始的活动做充分准备。

 

活动亮点

作为连续六年承办此赛事专业团队,在短短两周的时间内与组委会及中国柔协、国际柔联做到高效密切配合,充分沟通,为赛事做出食、宿、交通的全方位供给。首先充分考虑各官员的行程时间安排,及时做出对车辆的临时调整与派遣,全程协助运动队搬运大型行李、路线指引;其次对提供的餐食每天做出菜品的调整,保证其新鲜与安全,最终助赛事圆满落幕。

 

1.作为本次活动的合作单位,为政府部门提供全程接待服务,体现了团队的专业素质,并展现出青岛对各国人民的热情。

 

2.青岛姑娘于颂于2000年开始练习柔道,两年后入选国家女子柔道队训练。2006年,年仅20岁的于颂开始代表中国参加各类国际级柔道比赛,获得不俗战绩。本次青岛站夺冠,不但让于颂收获金牌,同时也拿到了300个奥运积分,奠定了她参加2016年里约奥运会的入场资格。

 

3.本次大奖赛得到了各界赞助商的支持,著名电视节目主持人崔永元继续作为世界柔道大奖赛推广大使参与有关宣传推广活动;中央电视台全程制作卫星信号进行全球同步播放,同时在体育频道对各级别的决赛进行现场直播。

 

注:

为保护客户隐私,不注明具体客户名称;

本次活动公开案例均经各公司授权,仅用于奖项评选活动。

 

(我们还将陆续发布2015中国商旅会奖行业【奇迹奖】城市“最佳会奖DMC”的优秀案例,请大家拭目以待!)