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【最佳会奖DMC评选投票】国旅(青岛)会奖中心 | 某医药公司2015年会

作者:商旅专家 时间:2015-12-21 Tag:【最佳会奖DMC评选投票】国旅(青岛)会奖中心 | 某医药公司2015年会

【奇迹奖】城市“最佳会奖DMC”奖项评选活动已经进入到了案例展示及投票环节啦(还没报名的DMC们抓紧了,快来点我了解),今天我们要展示的会奖DMC案例来自于中国国旅(青岛)国际旅行社有限公司【以下简称“国旅(青岛)会奖”】。

 
    我们在手机微信端设置了投票区域,看了他们的案例觉得很赞,就去投上宝贵的一票吧!(关注商旅专家公众号后即可投票)。

 

 

公司介绍

 


中国国旅(青岛)会奖中心是中国国旅(青岛)国际旅行社内以专业化的架构及服务模式为客户提供DMC一站式服务的商务会展部门。公司成立于2004年,为医药、金融、IT、电信、政府、教育、汽车、能源、房地产、快消、高科技、汽车等多个行业的客户,提供全方位服务。秉承着客户至上的企业发展导向,以真诚用心,精益求精的服务理念,创造良好的企业环境,以全新的管理模式,完善的技术,周到的服务,卓越的品质为生存根本,加之多年的沉淀,成就了今日中国国旅(青岛)会奖在行业中不可撼动的卓越地位。

 

团队介绍

 

国旅(青岛)会奖年轻活力的团队

 

小清新的国旅(青岛)会奖人

 

国旅(青岛)会奖中心——一支富有激情与活力,专业与敬业精神的年轻团队,因为年轻所以自信,因为年轻,所以无所畏惧。求细求精,用心用情,追求卓越,带给您【最细致、最专业的MICE体验】!

 

案例分享1


活动名称

某医药公司2015年年会

 

规模盛大的会议现场

 

活动类型

企业年会

 

活动时间

2015年3月24—3月28日

 

活动地点

青岛市国际会展中心

 

活动规模

1,600人

 

服务团队人数

60人

 

配套酒店

青岛香格里拉大酒店、青岛万达艾美酒店、青岛威斯汀酒店、青岛万达凯悦酒店

 

活动重现


嘉宾酒店签到处有序签到

 

某医药公司2015年年会于2015年3月在青岛召开,含公司外方高管及全国员工1,600余人齐聚美丽海滨城市青岛。中国国旅(青岛)会奖在酒店选择,会议场地、外出用餐餐厅筛选、交通方案及VIP接待等各方面积极与客人沟通,安排并妥善应对突发状况,得到客户的肯定与赞扬。

 

最大难点


1、场地:此年会活动原定场地为青岛大剧院,因临时接到有关政府部门的通知,提前一周通知我方需要征用场地,导致重新选择活动场地及物料翻工等一系列的突发问题。距离年会召开仅仅不足一周的时间,国旅会奖中心一方面积极与政府沟通,寻找解决方案,另一方面寻找备选场地,根据实际情况调整接待方案,最终敲定青岛国际会展中心举行此次活动,保证活动井然有序得进行,并取得了圆满成功。


会议场地

 

会场门口

 

2、交通:此次活动1,600人分别入住多家青岛五星级酒店,接送机方案和穿梭巴士操作难度大,为了避免差池,最终将1,600人按照住宿酒店分成4个板块分别接待,并在机场备车,保证每位客户的准确入住。此次活动共使用500余车次,实现了零投诉,得到了客户的高度赞扬。


活动服务车队

 

酒店—会场往返穿梭巴士,在出发地点、行车路线、路况不同的情况下,根据早晚高峰和正常时段分别作了多次实地考察,制定准确的发车时间及行车路线,保证了多家酒店同步抵达主会场,并在主会场指引疏导,保证所有大巴入场秩序井然,得到客户的高度肯定。

 

3、外出用餐:青岛市没有能够同时容纳1,600人的餐厅,会奖团队将用餐的餐厅分散。考虑主会场距离、用餐品质及食品安全这三大因素,最终锁定三家餐厅,每家餐厅安排专人负责,提前考察指引线路,并沿途设置人员举牌指引,跟进上菜进度,保证1,600人用餐有条不紊得进行。


活动嘉宾用餐现场

 

活动亮点

 

1、VIP接待:此次年会的VIP接待规格较高,国旅(青岛)会奖提前一个月就成立了本项目的VIP接待小组,活动前一个月多次实地考察VIP全程线路,包括安排机场VIP通道,机场—酒店全程路线及路况考察,VIP用餐餐厅考察及酒店房间安排,甚至对于突发状况的隐患也做出提前防范,例如VIP全程跟进备车。VIP主题活动的用酒选用青岛多家特色酒窖中甄选出的特色用酒,VIP用水也是根据他们的喜好品牌单独采购。保证了整个VIP的接待全程无死角,整个接待过程使客户感受到会务组的重视及细心接待。

 

VIP接待

 

2、人员及分工:此次活动规模大,人数多,酒店分散,根据此次活动的属性,化零为整,以酒店为单位划分为4个会场,每个酒店设置交通组,房务组,会场组,后勤组,VIP接待组。公司制定整个活动的接待细节和各个小组的操作接待流程,方便所有人信息共享,相互配合,大会在有条不紊的接待中圆满落下帷幕。

 

会奖团队工作人员合影

 

案例分享2

 

活动名称

某医师协会论坛


活动注册处现场

 

活动类型

论坛、会议

 

活动时间

2015年6月23日—6月28日

 

活动地点

青岛市国际会展中心

 

活动规模

4,000人

 

配套酒店

青岛万达凯悦酒店、蓝海大酒店、远洋大酒店、大公岛酒店、海天大剧院酒店,海天体育中心酒店、证大喜马拉雅酒店、拉斐尔大酒店等15家酒店

 

服务团队人数

80人

 

活动重现


会奖团队部分工作人员合影


论坛车辆准备

 

第十四届某医师论坛于2015年6月25日—28日在青岛市召开,共有4,000余名临床专科医生和科研人员参加。此次医师论坛是一类学术年会,自创办至今已成功举办十三届,并已发展成为“多中心、全方位、国际化”的医学界盛会,参会人数逐年增加,通过多轮激烈竞标,中国国旅(青岛)会奖成为医师协会唯一指定接待社。

 

最大难点

 

参展商预订报名:此次活动有4,000余人参加,分别以团体、企业、个人为单位进行订房,人数多、持续时间长且分散。作为协会唯一指定接待社,中国国旅(青岛)会奖在大会开始前3个月成立大会预订中心,筛选15家性价比最佳的酒店供与会人员选择,并根据客人的具体需求推荐酒店进行预订,整理2,000多人次的预订名单,保证了会前预订工作的有条不紊。

 

活动亮点


1、活动部署:根据此次会议,制定详细的工作手册,分工明确,相关会议细节均落实到纸面上,包括会议日程,会场信息,班车时刻,会议人员分工,酒店信息等内容,印制成册,每个工作人员人手一册,保证信息的共享和活动的顺利进行。每天活动结束后,都会召集所有工作人员举行沟通会,总结一天的接待经验,安排部署第二天的会议接待任务,在细节上保证活动的顺利进行。


工作人员为活动积极准备

 

2、专业接待人员:接待世界海内外的行业专家,提供英语、日语、汉语、西班牙语等专业会务人员,保证接待质量。


接待人员

 

案例分享3

 

活动名称

某公司健康之旅十周年庆典


庆典现场


运动会现场


5Km跑现场

 

活动类型

公司年会

 

活动时间

2015年9月19日

 

活动地点

黄岛温德姆酒店+青岛世园会

 

活动规模

2,500人

 

服务团队人数

40人

 

活动重现


活动现场


运动会搭建


运动会现场


运动会现场

 

2015年9月19日,黄岛温德姆酒店迎来了朝气蓬勃、活力四射的健康之旅十周年庆典活动,此活动分为趣味运动会、世园会5K跑及慈善之夜三大板块,公司高管、员工及经销商出席了此次活动。在室外场地的筛选与协调,酒店选择及会务接待,中国国旅(青岛)会奖完成了高质量的全程接待。

 

最大难点

 

1、安全:由于参会人数多,活动项目类型多且活动强度较大,如何保证客人安全及第一时间处理运动损伤问题是第一要务,且为了保证2,500人顺利转移和多次进出场,国旅(青岛)会奖部门工作人员协调救护车配备专业救护人员及安保部署,为此次活动保驾护航。


现场医疗救护部署及配套服务

 

2、多种活动同步执行:一天之内,三个地点,三场活动,在精心准备和安排之下紧张有序的进行:室外5Km跑趣味运动会、分公司十周年开业庆典、十周年网络直播慈善晚宴环环相扣,人员的转移,环节的衔接,现场流程的控制,都给客户带来完美顺畅体验。

 

活动亮点

 

1、多地同步直播联动:此活动青岛、上海、广州、西安四地直播,百城联动,网络视频直播,且在一天之内同步进行,全程的资源协调,参会人员进场撤场,时间点的把控等方面,各个板块负责人及时进行信息传递,无缝对接,保证整个活动的连贯顺畅。为了保证活动直播现场网络稳定,安排直播车,保证活动顺利进行。


会场摆台

 

2、趣味运动会:一个成功的趣味活动会,离不开趣味横生的趣味项目,如指压板,毛毛虫,撕名牌等,再配上全程动感音乐、幽默风趣的主持,动感的开幕仪式,灵魂领袖人物的出场秀,就是这么完美!人声鼎沸的加油声和呐喊声,热情点燃了整个现场。


趣味运动会


注:

为保护客户隐私,不注明具体客户名称;

本次活动公开案例均经各公司授权,仅用于奖项评选活动。


(我们还将陆续发布2015中国商旅会奖行业【奇迹奖】城市“最佳会奖DMC”的优秀案例,请大家拭目以待!)