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【最佳会奖DMC评选投票】南京中旅会奖 | 某法资化工企业全球销售年中会

作者:商旅专家 时间:2015-12-30 Tag:【最佳会奖DMC评选投票】南京中旅会奖 | 某法资化工企业全球销售年中会

【奇迹奖】城市“最佳会奖DMC”奖项评选活动已经进入到了案例展示及投票环节啦(还没报名的DMC们抓紧了,快来点我了解),今天我们要展示的会奖DMC案例来自于南京市中国旅行社商务会奖中心【以下简称“南京中旅会奖”】。

 

我们在手机微信端设置了投票区域,看了他们的案例觉得很赞,就去投上宝贵的一票吧!(关注商旅专家公众号后即可投票)。

 

 

公司介绍

 

 

中旅会奖是南京市中国旅行社旗下的商务会奖服务品牌。作为从事MICE业务的中旅商务会奖中心,拥有一支高素质的专业会奖策划运作和接待团队。而作为数家世界500强医药、直销、保险、IT企业及国内上市公司的MICE服务供应商,南京中旅会奖为客户提供专业而富有创意的服务;入境商务考察服务和DMC服务也得到业界及政府相关部门的一致认可;在互联网大潮中,会奖中心不断创新,谋求业务模式的转型和升级改造。

 

团队介绍


南京中旅商务会奖团队伙伴


年轻不值得炫耀,热情和朝气才是我们的宝贵财富;

 

经验不能够自封,学习和创新才是我们的最大价值;

 

专业不需要自诩,精进和细作才是我们的永续能量。


在MICE行业快乐打拼,在DMC领域精耕细作,也在互联网+时代痛苦转型,始终忙并快乐着,痛并改变着。南京中旅会奖人坚信:因为我们,MICE行业会多一份精彩!


案例分享1


1.活动名称

某法资化工企业全球销售年中会


(此处视频请转战微信页面观看,确保Wi-Fi条件,土豪请随意,点击下方即可)

约会南京 会见惊喜


2.活动类型

企业年会


3.活动时间

2015年9月22—25日


4.活动地点

南京索菲特钟山高尔夫酒店南京老门东


5.活动规模

150人,其中90%来自国外


6.服务团队人数

12人


7.特色

数字化会议模式的全方位运用,东西方文化的充分交融


8.活动重现


年会嘉宾合影

 

整个Event由企业年会、晚宴、团队拓展及企业考察等环节构成,中旅会奖承接了此次活动从创意到执行的全方位服务。

 


其中,全体会议、分组会议在南京的钟山高尔夫索菲特酒店举行,数字化会议解决方案让来自全球不同国家的公司领导人充分沟通,交换意见,达成共识;晚宴选择在酒店面对高尔夫球场的观景露台进行,精心设计的露天酒会经受了不期而至的大雨考验,事先的备案让晚宴依旧精彩;团队拓展安排在南京老门东街区,以中西文化交融作为活动主题的TB(Team Building)活动, 让来自不同国度的与会者与中国文化有了一次近距离的接触。

 

活动结束时,集团总裁提议全体与会者为承办方长时间起立鼓掌,是对南京中旅会奖团队工作的最好肯定。

 

9.活动难点


1.语言障碍及文化差异



此次活动的组织方来自法国,而与会者来自全球不同国家,执行方来自中国。语言障碍和文化冲突就成为活动策划和执行阶段的最大障碍。活动执行团队在项目中标后,始终保持与法方每周一次的视频会议联系,对方案及操作细节不断沟通交流,最终找到了最佳的解决方案。而会议全程中、英、法三种语言的同声翻译服务,也让与会者充分自由表达思想,交流观点,达成共识。


2.露天酒会的雨天备案

 


此次Event的晚宴选择在钟山高尔夫索菲特酒店最具特色的场地——面对高尔夫球场的临水露台进行。夜色阑珊中的酒会场地犹如仙境。但露天Venue的最大隐患就是降雨等特殊天气的突发状况,因此我们做了雨天备案,露台内侧的连廊成为最佳选择。而在酒会当天,我们时刻关注天气预报,及时根据雨天预报,未雨绸缪地选择备选方案。让酒会进行中的突降大雨,不仅没有影响活动的顺畅,还为晚宴增添了一道不一样的风景。


3.Team Building的体验性与竞赛性结合

 


此次TB活动的主题是“中西文化交融”,我们选择了老门东,这个集中了南京以及中国文化元素的场地。我们希望在这里大家可以亲身体验到中国文化的不同面向,同时又要将TB中的协作性和竞赛性体现出来,确实是个难题。我们精心策划,反复推敲,多次到现场踩点,终于打造出一套集体验、交流、协作和竞赛为一体的团队建设方案。让与会者领略到了中国文字、语言、戏曲、美食、诗歌的不同文化元素的不同精彩,而团队协作的竞赛形式,更让大家兴趣盎然。


10.活动亮点


1.数字化会议解决方案


数字化设备支持


为了让与会者充分互动沟通,此次会议的讨论过程采用了数字化解决方案。我们与法国的一家数字化会议供应商合作,为与会者租用了IPAD,配合会议讨论系统实时记录与传输,通过现场投票,问卷调查,统计报表的形式,以圆桌式为小组单位,参会人员积极提问,工作人员后台对问题进行分类,最终在LED大屏幕呈现,根据系统分类的问题邀请企业对应的管理层上台答疑解决所提疑问。通过数字化形式一举解决在会议中沉闷、参与性不高、私密性不高等的弊端,让与会者的思想充分的碰撞和交锋,并最终达成共识。

 

2.会议期间的中国文化展示

 

形式多样、内容丰富的中国文化体验项目


在会议期间为了让与会者充分领略中国文化的魅力,我们在清晨安排的太极晨练,在Tea-break安排了茶艺表演,在企业考察期间安排了拉面表演及体验,既在紧张的会议期间增加了趣味性,也向与会者展示了中国的文化。


3.团队建设与戏曲晚宴及城墙3D激光秀的连贯呼应而一气呵成


TB环节活动的设计充分利用了老门东的中国元素,将来自全球的与会者分成10个参赛队,并以不同颜色T恤区分,各自组队完成了写中国字,唱中国歌,玩中国游戏,学中国手工艺,学中国戏曲等不同文化体验项目。


外宾亲身感受中国手工艺

 

优胜者在位于金陵戏苑的晚宴餐厅着戏装表演了刚刚学到了戏曲,而晚宴的点心正是由参赛者自己亲手制作的雨花汤圆,让下午的体验活动在晚宴上得到了呼应。


外宾体验制作雨花汤圆


欣赏中国戏曲


之后大家前往德国啤酒屋,边喝啤酒边欣赏在600年历史的城墙上的3D激光秀,历史和现实在这里交汇,东西文化充分交融。此次Event的中文“和”字和英文”WE”(West & East together)的主题得到充分的展现。


外宾边喝啤酒边欣赏城墙3D激光秀

 

11.活动意义

 

此次Event的成功举办,实现了此集团的主办方,希望充分沟通思想,交流信息,达成共识的初衷;而会议期间,通过充分展示,以及让与会者近距离体验中国文化,让东西方的文明在南京碰擦出了火花。

 

案例分享2

 

1.活动名称

某知名国外餐饮公司年会


年会及表演现场

 

2.活动时间

2014年3月18-22日


3.活动类型

企业年会


4.活动地点

南京,共计17家国际与国内五星酒店接待


5.活动规模

8,000人


6.服务团队人数

200人


7.服务内容

交通保障、酒店接待、会议统筹、物资准备


8.活动重现


年会开始前现场

 

此次会议可谓真正的特大型会议,来自全国各地区的集团区经理和店经理共计8,000余人出席,其中 VIP贵宾180人(外宾占70%)。酒店选择了南京17家国内及国际型五星酒店,而且8,000人的主会场唯一选择就是位于南京奥林匹克中心体育馆,而分会场则安排在南京国际会议中心及人民大会堂。

 

9.活动难点

 

1.酒店及用餐的选择

 

订房上南京17家酒店中,有国际品牌酒店,也有国内品牌酒店,软硬件服务参差不齐。为确保服务标准及执行力,南京中旅会奖团队请了南京市旅委主持的接待酒店协调会,直接与各5星级酒店各层管理人员沟通操作需求,做到了统一服务标准。

 

2.用车


会奖团队准备的车队


根据日程安排,20日上午的开幕式和晚上的颁奖晚会及文艺演出是全程的重头戏,1,800人同事聚集在一个地方。200多辆大巴要在20日上午9点前从南京各大酒店出发并准时抵达奥体中心体育馆,线路怎么走?怎么停车?堵车怎么办?迟到怎么办?这是此次活动摆在南京中旅会奖人面前的最大难题,也是对其组织及协调能力的一次大考验。

 

最终,团队协调各方让奥体中心体育馆在原东大门的基础上临时增开了南大门为停车场,各停车位分为A、B、C区域。南大门为A区,停50多辆大巴,东大门为B、C区,停 160多辆大巴。工作人员专门测量了各酒店到奥体中心体育馆的公里数,并选择了最合理的互不相堵的行车线路,所有大巴司机都提前熟悉环境,每位司机都明确固定行车线路及停车点。

 

同时活动也得到了南京市政府、南京市旅委的大力帮助。以停车为例,地处南京最热闹地段新街口的金陵饭店,每天都有14辆大巴停在酒店门口接送客人,没有交警帮助与配合是万万不可能的,其他酒店也同样如此。会奖团队在此次活动开始前一个月打报告给南京市旅委,旅委批复后又将报告转交给南京市政府办公室,在交通方面得到了全力保障。

 

3.人员扩充


活动服务的志愿者团队


要接待好这么大规模的团队,仅靠南京中旅会奖中心几十位员工及合作伙伴人员配备是远远不够的。工作人员提前几个月与南京旅游学院、南京旅游营养中等专业学校等进行联系,由以上学校推荐100多名实习生志愿者,并由会奖服务团队派出旅游资深人员进行业务培训:从服装到礼仪、从客房登记到退房流程,让他们熟悉了解整个操作流程细节;从机场到车站、从餐厅到酒店、从车队到体育馆……大会期间处处都能看到这些实习生志愿者的身影,他们默默无闻地为本次活动的成功举行做出了努力。


10.活动感悟

 

此次活动不仅是对会奖中心DMC团队能力的一次全面检验,也是一次极佳的学习提高的机会。本着对DMC职责的理解,南京中旅会奖中心不仅为客户的解决方案落实操作流程及细致实施,还需要借助当地资源优势,为客户的解决方案提出有价值的信息及合理化建议。同时,会奖团队就活动接待事宜积极与当地政府相关部门对接,获得了政府在交通、安全等方面的大力支持,助力此次活动顺利完成。

 

此次活动的成功承办也印证了南京作为MICE目的地,从各个方面都具备了承接超大型活动的条件,南京中旅会奖团队期待与更多活动方联手合作,共同打造精彩的MICE新体验!


注:

为保护客户隐私,不注明具体客户名称;

本次活动公开案例均经各公司授权,仅用于奖项评选活动。

 

(我们还将陆续发布2015中国商旅会奖行业【奇迹奖】城市“最佳会奖DMC”的优秀案例,请大家拭目以待!)