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会议活动毫无头绪?把它分成49个环节来做

作者: 时间:2016-10-19 Tag:会议活动毫无头绪?把它分成49个环节来做



今天分享一个来自知乎的高票回答,把一场活动分成49个环节来做的顺序和思路,帮助大家理清头绪,避免活动出现纰漏。

 

活动策划

1、方案拟定:活动方案经过撰写、讨论、审核之后再发布。


2、活动流程:设计活动流程,同时需要考虑到时间、气候、交通等因素。


3、日程安排:活动期间的时间节点控制,分日程的主次、重点做规划。


4、人员安排:市场部人员不够用的情况下,就得提前沟通调人或招募志愿者。


5、风险评估:最容易被漏掉的环节。对方案可行性作考察,提前推演一遍找出问题,做好备选预案。

 


广告推广

6、渠道规划:竞价、新媒体、户外、视频……按目标人群特点做投放。


7、媒体联系:联络好媒体,邀请到现场,分预热、采访、报道等多阶段作推广。


8、嘉宾邀请:按行业划分,邀请有影响力的大咖,拉高活动格调。


9、会员营销:对企业老客户、协会会员作定向邀约,发送活动信息。


10、开放报名:大会网站、酷炫h5、邀请函……尽可能让更多人报名参加。



合作赞助

11、合作单位:活动的联合举办方、主办方或者协办方、指导机构、支持机构等。


12、赞助单位:提供资源置换、礼品或服务赞助,活动前引入即可。



财务预算

13、ROI预估:活动能带来多少产出,投入多少成本才适宜,量力而行。


14、预算申请:尽早申请,走审批、拨款流程。


 

活动场地

15、场地联系:室内还是室外?人数规模?酒店会议室还是会议中心还是会展馆?


16、场地预定:方案确定的同时尽快预定好场地。


 

酒店住宿

17、合作酒店:适用于大型会议、找好酒店合作方,离会场10分钟内为宜。


18、预约房间:确定好本次活动提供的房型与数量,参会人员自行预约、缴费等。


19、住宿调整:如果预约量太少或太多,都应该及时调整,可节省成本。


 

活动文件

20、活动资料:策划制作活动所需资料,包括活动内容、主办方介绍和合作方介绍资料。


21、演讲PPT:嘉宾演讲所用PPT应提前收集,以便审核、调整。


22、学术论文:学术会议、论坛征集论文需要经过初审、二审等,开放活动注册后同步进行。


 

物料准备

23、印刷资料:市场部门把印刷资料制作好后发往会场。


24、物料统计:物料采购此时应该有完整清单,清点发后往会场。


 

场地布置

25、布置时间:大型活动、展会活动提前2-3天,中小型活动提前1天。


26、设备布置:活动所需网路、音响设备布置,以及桌椅摆放,茶水、礼品到位。


27、会场指引:会场欢迎牌、指示牌、易拉宝等,国际性活动须有中英文双语。


 

交通辅助

28、接机接车:提前统计好嘉宾、客户到达的时间和地点,安排分别接机接车。


29、交通指引:大型活动须有酒店、机场、车站到会场的指引,小型活动须有准确地点。



现场服务

30、接待服务:酒店大厅、现场专门的接待服务。


31、气氛:主持、互动等活跃现场气氛。


32、现场服务:茶水、点心、志愿者引导服务等。


33、其它:大型活动须配备安保、医护人员在场,国际性活动应有翻译设备及英文指示牌。



人员签到

34、电子签到:活动必备,快速签到,提升体验度。


35、参会胸卡:签到同步打印胸卡,快速发放胸卡。


 

场地管理

36、门禁出入:活动期间的人员进出都需要使用工具进行记录。


37、分会场:大型活动的多个会场、展会的多个展区做分会场管理。


38、人流统计:哪个会场、区域人数最多,最受欢迎?都应该清楚。


 

嘉宾演讲

39、PPT控制嘉宾演讲时间都控制好了吗?滔滔不绝停不下来了怎么办?


40、演讲次序:嘉宾出场次序应该在会前规划好。


 

活动与直播

41、宴会:有宴会的活动,座位安排、引导,演出、嘉宾发言及小活动。


42、直播摄影:活动须有摄影,大型活动可有多个摄影师,以及录像、直播等。


 

后续追踪

43、后续回访:收集人员的活动体验信息,是否满意?哪些需要改进?


44、销售机会:如客户答谢会、产品发布会适用,后续跟进是否有潜在销售机会。


45、活动报道:媒体记者的撰文报道,主办方、合作方的新闻效果。


 

数据统计

46、人员数据:新收集的数据并入到CRM,通过数据分析把多次参与的人员数据统计出来。


47、财务数据:活动最终营收数据,盈利率、ROI分析。


 

活动总结

48、总结报表:活动的回顾、总结分析报告,多以直观报表表示。


49、品牌效益:活动除资金收益之外,为主办方与合作方带来的品牌效益。