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捷旅会展如何为5000人大会保驾护航?

作者: 时间:2017-06-23 Tag:捷旅会展如何为5000人大会保驾护航?

承接5000人规模大会意味着什么?用“千头万绪”来形容其复杂程度毫不为过:住宿餐饮预订、报名签到管理、会议代表接待、地面交通管理、服务人员管理、物料设计制作、供应商协调……5月25日-27日,由捷旅会展承接服务的“全国高校实践教学改革与人才培养模式创新系列活动暨第49届全国高教仪器设备展示会”在沈阳国际展览中心成功举办,捷旅会展的承接经验或许能为业者带来一些启示与借鉴。

 

 

 

本届高教会是中国高等教育学会与国药励展强强联合后的首秀,备受瞩目,展会现场服务全面提升,为参展企业、与会代表、参展观众带来了全新体验。捷旅会展以专业的活动接待执行能力,高品质的服务标准,为高教展的顺利举办保驾护航。

 

 

 

本届展会展示面积近50000平米,汇聚东方教具、亚龙教具、英途、象新力、卓智网络、北京恒久、山东新华等行业领军企业在内的近700家参展企业,吸引近20000余名专业观众到场参观。

 

展会同期还围绕军民融合、创新创业、“互联网+”、实践教学、教学名师、教学成果奖等主题,结合高等教育领域重点工作举办了16场高端学术论坛、学术报告会,吸引了来自全国30个省、市、自治区的近5000名参会代表。

 

 

 

作为此次展会唯一的指定商旅服务商,捷旅会展为此次大会提供了大会全案商旅运营服务,包括前期注册数据统计、酒店现场注册、大会VIP、参会代表、展商住宿及餐饮统筹及接待、全案地面交通管理、志愿者培训及管理、物料设计及制作等服务,凭借优质的供应链、专业的服务流程和现场执行能力得到了高等教育学会与国药励展的高度赞赏。

 

 

 

为了确保此次展会的顺利进行,保证5000名参会代表具有极佳的参会体验,捷旅会展从项目前期到现场执行都进行了精心的准备。项目前期,多次实地考察每一家酒店客房、餐饮、停车场等,试用每一家酒店的餐饮,将上百家酒店,按地域划分成展馆周边区、青年大街区、中街区、沈阳站区、沈阳北站区五大区域,根据这5大区域的地形以及酒店之间的距离,精心筛选出20余家符合标准的酒店作为参会代表的住宿与餐饮酒店。

 

 

 

车队筛选及线路规划更是严谨,不仅会前搜集各省市抵达沈阳四个交通枢纽的所有航班及车次信息,结合参会嘉宾的航班及车次信息,为嘉宾提供最合理的接送服务方案。因沈阳城区早晚高峰期塞车严重,针对每天几千名嘉宾往返展馆穿梭巴士的需求,会前多次在有大型展览期间测试早晚发车时间,多次记录模拟数据、对比制定每家酒店的合理发车时间,以确保参会嘉宾展会期间准时到达会场。

 

捷旅会展一直与酒店、车队、各供应商保持着密切的沟通,落实接待流程与接待细节,事无巨细。从展会前期多次讨论接待流程的头脑风暴到展会执行期期间,捷旅会展随团派出了深圳办公室、上海办事处、沈阳办事处100余人的服务团队及近400名当地高校的学生志愿者提供专业的接待服务,确保展会的圆满召开。此次展会的接待流程涉及酒店报到、现场注册、现场收取注册费、领取实名胸卡及发票和各类会议资料,包括现场分房、拼房等等。为了确保报到、办理入住的时间最短,效率最高,会前针对这些流程模拟了各种报到场景,优选流程后制定了严格的接待标准,实践证明严格的流程管理使得参会代表的报到流程简单快捷。在面对参会代表时,洋溢热情的笑容,展会期间接待人员无论多晚都会驻守在一线帮助每一位参会代表顺利入住酒店,工作至凌晨也毫无怨言,积极主动的帮助参会代表解决问题,提供服务。即使是志愿者,由于前期对每一位志愿者的工作岗位及职责进行了明确分工,针对每个岗位的志愿者进行了个性化的培训,现场志愿者的表现也丝毫不差。这都无一例外的体现出了捷旅会展“服务至上”的原则,突出其专业性。捷旅会展专业的服务得到了17个省团代表书面表扬,更是获得了雷渊深部长(著名的军事法学专家,军事科学院军制部原部长,博士生导师)的高度认可,已经82岁高龄的雷部长亲自携夫人送给此次接待团队鲜花。

 

 

 

捷旅会展是一家专注于展览运营服务、展览商旅服务、国际会议组织及商务考察的高端展会服务公司,多年来以专业的服务流程、严谨的信息化管控、高效的供应链运营效率为国内外知名展览主办、参展商、观众提供高品质的服务以及一站式展会管理解决方案。