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活动策划执行的100个环节

作者: 时间:2017-08-03 Tag:活动策划执行的100个环节

之前我们分享过把一场活动分成49个环节来做的顺序和思路,今天是完整版的100个环节,任何行业都可以参考,每一条都彻底做到位,基本就是专业顶尖高手了。

 

一、对甲方方面

 

1.达成合作意向,签定合同。

 

2.跟进合同在甲方的审批。

 

3.跟进合同在自己公司的审批。

 

4.跟进合同的首付款到账。

 

二、策划方面

 

5.选定时间、地点、形式、规模、参与人物等,与甲方反复协商并最终确认。

 

6.时间:根据甲方推广节点,及主要人物档期,选择日期时间时长。

 

7.地点:酒店、会所、画廊、酒吧、咖啡馆,户外则需备室内B方案,连廊、灰空间或搭建大棚。

 

8.规模:结合甲方需求,根据活动目标,设定人数规模。

 

9.形式:发布会、论坛、沙龙、酒会、宴会、茶会、时尚秀、舞会、文艺演出、体育比赛、画展、见面会等。

 

10.创意亮点:如服饰密码、入场密码等。

 

三、内容方面

 

11.选定演员名单(歌手、舞者、主持人、模特,其他)。

 

12.向演员发出邀请,确认档期、价格、支付方式。

 

13.明确节目类型、曲目、上场时间、时长、伴奏音乐、服装、道具等。

 

14.论坛路演宣讲会类:确认宣讲品牌、产品及宣讲人,经济学家或品牌代表,发出邀请,确认档期、价格、支付方式。

 

15.确认宣讲用视频文件、演示文件、音频文件、道具等,及上场时间、时长、出现方式等。

 

16.酒会宴会茶会类:确认场地,地理位置、容纳体量、视音频条件、场内外布置等是否符合需求。

 

17.确认餐单、酒水饮料单,确认桌型、餐具等细节要求。

 

18.商定价格,签定合同,支付预付款。

 

19.体育比赛类:确认参与运动员、裁判、教练及其他人员。

 

20.确认场地、布置、观众席、休息处等。签定合同。

 

21.户外活动类:确认场地及整体路线是否符合要求。沿途所有布置的确认,比如跑步活动,确保全程通畅,沿途的供给站、起终点布置等。

 

22.大型活动有关政府部门审批:公安、交警、消防、城管、文化等。

 

23.自驾游、体育、户外等活动,需与参与者签定安全免责协议。

 

四、客户方面

 

24.宜提前2-4周邀约客户,通过电话、短信、微信、微博、APP通知、张贴海报等最大广度深度邀约。

 

25.活动前1周再次联系客户确认来否。

 

26.活动前3天再次联系客户确认来否。

 

27.活动前1天再次联系客户确认来否。

 

28.注意确认人数,1张邀请函仅含1位客户,以确保人数与计划基本一致。

 

29.编制和打印来宾名单,分为带电话和不带电话两个版本,主要工作人员持有带电话版本。

 

30.活动当天向来宾发送短信,提醒时间、地点、流程、天气、着装要求、安全事项等。

 

五、场地、硬件方面

 

31.尽最早时间确认场地,签定场地租赁合同。

 

32.桌型:确保桌椅数量、质量符合要求。

 

33.舞台:确认尺寸和高度,地面材质,升降机等。活动前1天完成搭建。

 

34.舞台背景:确认LED屏幕或喷绘背景板,确认舞美设计稿,活动前1天完成制作和安装。

 

35.音响:确认音控台、电源箱、电线、线槽板、连接线、音响、话筒(手持、鹅颈、头戴各需几个)、话筒架、电脑等设备。活动前5小时到位,活动前2小时调试完毕。

 

36.灯光:确认LED大屏、灯控台、灯光架、各种灯的数量、电源及电线等设备。活动前5小时到位,活动前2小时调试完毕。

 

37.其他设备:摇臂摄像机,无人机摄像机,干冰机,泡泡机,纸炮等。

 

38.大屏画面内容:根据节目单确认内容、排序。事先录入电脑。

 

39.音乐:确认暖场、开场、上场音乐,所有伴奏音乐排序。事先录入电脑。

 

40.确认宣讲材料。事先录入电脑。

 

41.后台:预备演员换装、化妆、候场空间,方便上下场。

 

42.化妆间要求:照明充足。考虑到化妆师长时间弯腰操作,尽量安排合适高度椅子和化妆师用高脚椅。如有水槽更佳。

 

43.造型间要求:有充足电源插座,方便各类美发小电器。

 

44.更衣室要求:设穿衣镜、挂钩等,如有钥匙柜更佳。

 

45.贵宾休息厅:考虑贵宾动线,服务人员、茶水点心、鲜花等。

 

46.外部布置:签到背景板、各种指示牌、红地毯等的设计、制作、安装。活动前1天完成。

 

47.车辆:确认贵宾接送、来宾车辆动线、泊车位、保安引导等问题。

 

48.大型物料的提前进场:如展示板、展示柜等。

 

49.小型饰物:气球、彩带、鲜花、席签等。

 

50.工作人员休息处、饮用水、盒饭等。

 

六、内容、软件方面

 

51.宣讲材料的撰写、制作、审核。

 

52.宣传视频的拍摄、制作、审核。

 

53.演出人员、节目的选定、审查。

 

54.主持人串词的撰写、审定,制作手卡。

 

55.领导讲话稿的撰写、审定,制作手卡。

 

56.制作并分发相关人员Rundown(执行台本),模板如下:

 

57.走台彩排:测试声光电效果。

 

58.走台彩排:演员、演讲者熟悉场地、走位等。

 

59.声光电的配合,按活动顺序过一遍音乐、灯光、屏幕画面等。

 

60.服化造:事先准备好所有服装。事先安排好化妆造型团队。活动前4小时到位,活动前半小时造型完毕。

 

61.演员:活动前1小时到位,活动前半小时造型完毕。

 

62.礼仪:活动前2小时到位,交代要求。活动前1小时造型完毕,就位。

 

七、执行方面

 

63.总控:不要满场乱跑,要定位在所有人能找到你的地方。在正式开始前,甲方的总控站位在迎宾位置。开始后,总控的位置在控台,确保按台本进行。

 

64.舞台监督:务必安排专人,熟悉甲方领导、演员的人担任。确保舞台上所有事按台本进行,而不是主持人报节目后人还没到。

 

65.总控及主要工作人员需随身携带文件:客户名单(带电话)、执行台本。

 

66.开场前半小时,如客户到达人数仍较少,需致电联系并告之行车路线、泊车方式等。

 

67.签约仪式:桌椅、文本、签字笔,确认领导上台动线、座位,礼仪上台、传递物品动线。

 

68.颁奖/授牌仪式:颁、受人员上台动线,礼仪上台、传递物品动线。

 

69.颁奖/授牌物品的事先放置,移动至舞台的时间和人员。

 

70.抽奖:如电子形式,事先将人员名字或编号录入电脑,调试抽奖软件。

 

71.抽奖:如传统形式,签到时分发一式二联的抽奖券。确保每券入箱。

 

72.大量抽奖一般为至工作人员处领奖,少量大奖一般为上台领奖。

 

73.明确被抽中人如不在现场,中奖号是否有效。

 

74.费用的分发:事先把演员、媒体的费用现金准备好用信封装好写上名字,开场前分发。也可事后以电子支付方式。

 

75.救场:如出现突发状况,需主持人或有人执行主持人义务,确保舞台上不能空着。

 

76.如出现安全紧急事故,第一时间用扩音话筒指挥全体人员有序离场、疏散。

 

77.客户经理/销售人员在过程中,需做好迎宾、陪同、送客等,并随身携带足量名片,尽可能多的认识客户。

 

八、物料方面

 

78.提前1-2周设计主题视觉画面,按不同载体尺寸做好设计稿,包括但不限于主背景板、签到背景板、指示牌、签到册、展板、海报、横幅、纸拎袋、席签、抽奖箱、抽奖券、邀请函、节目单、议程表等。

 

79.注意甲方及其他赞助商在物料中露出的位置、程度,需沟通确认。

 

80.物料制作:尤其注意错别字、大型喷绘的色彩精准度。

 

81.物料安装:活动前1-3天完成。

 

82.奖品:提前3-7天完成选择和采购,活动前2-5小时就位。

 

83.伴手礼:提前3-7天完成选择和采购,活动前2-5小时就位。宣传物料提前分装入袋。

 

84.食品酒水:提前3-7天完成菜单选定,不论是使用酒店的还是外送茶歇,对餐单内容、品质都需严格把关。活动前1-2小时就位。

 

85.餐具茶具:包括但不限于:Buffet台、咖啡机或壶、保温容器、大餐盘、茶水壶、冷水壶、食品夹、分食小餐盘、杯子、刀叉筷子水果叉、纸巾、牙线、垃圾桶等。

 

86.提供餐食或茶歇安排至少1人专人服务,保持整洁,协助客户拿取。

 

87.鲜冷食品食用前再从冰箱取出。水果不要太早切。所有食品尽量处理成小份,方便取用。

 

88.室内禁烟标识。

 

89.不得向未成年人提供含酒精饮料,并有标识。

 

90.标识出:请勿酒后驾车。

 

91.其他小物料:捧花,胸花,翻页笔,急救药箱等。荧光棒、拍手器、儿童用小玩具等(如需)。

 

九、宣传推广方面

 

92.事先选定媒体名单,提前邀请媒体记者,编制签到表。

 

93.事先考虑视频媒体摄像机数量,安排拍摄机位。

 

94.事先写好新闻通稿,媒体签到时分发。

 

95.活动结束当天或第二天收集各媒体发布的图文、视频报道。

 

96.内部媒体:事先安排好摄影师、摄像师、文字记者等。

 

97.内部媒体:网站、微信、微博、邮件等及时撰写发布。

 

98.催收活动尾款。费用报销结算。

 

99.客户回访,跟进购买意向。

 

100. 写好活动总结。

 

来源:绿城会