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活动合同管理的23项条款你必须看清楚了!

作者: 时间:2017-08-18 Tag:活动合同管理的23项条款你必须看清楚了!

合同作为风险管理的重要工具之一,它不但建立起合同双方的合作关系,更重要的是在合作双方之间分担了风险、化解了风险、或者转嫁了风险,当然必须是在公正的基础上。合同是更重要的、更有用的方法,它不但可以化解风险、分担风险、转移风险,而且在风险发生后的纠纷处理中扮演着非常重要的角色。只要合同内容不和法律相抵触,风险发生后合同条款对处理双方当事人之间的纠纷至关重要,是法庭或仲裁庭判断是非的重要依据。

 

不管我们喜欢与否,也不管是做活动策划还是活动运营,我们都得和合同打交道。复杂的合同影响着活动整个过程中的方方面面,体现在每天的日常工作中。活动的策划团队,运营团队,特别是风险团队,得花一定的时间吃透合同法中的基本概念,特别是当一个活动在自己不熟悉的国家或地区举办的时候。

 

那么其实你们知道,在签合同时候要注意哪些事项么?

 

签署合同前的最后审核,是从这样两个方面入手的。

第一,合同中的每个条款是否表达清晰?

第二,合同内容是否涵盖了所有要点?

 

合同内容及条款这23条你一定看清楚!

 

所有公关活动都牵扯到主办方和分供方的合同,主办方出资,分供方提供产品或服务。分供方包括酒店,会展中心,展览综合服务商,音像公司,装修公司,花卉公司,注册公司,安保公司,运输公司,等等。不管是大型活动还是小型活动,最复杂的的合同应该是主办方和场地提供方之间的合同,合同中的风险内容包括会展活动运营过程中所出现的问题、风险和责任,要通过合同来保障双方的合法权益。

 

合同的各项条款旨在保护双方的利益,然而近年来的趋势是,场地提供方越来越多地把风险转嫁给会展活动主办方。风险团队人员应熟悉各种各样的常见条款。我们下面以活动组织方为甲方、酒店(活动场馆)方为乙方,来说明甲乙双方合同的内容和条款:

 

1开头(preamble)

 

合同的开头一般来说是一段序言,说明合同双方的称谓名称和地址,说明双方签订合同的意愿,通常是一段套话。如果合同只是要约(offer),序言部分会有一个选择条款(optionclause),让另一方(受要约方)在一定时间内接受要约。

 

比如,酒店给活动主办方发出要约,在开头的序言部分有这样的选择条款,如果主办方在某具体日期之前不签署合同(即接受要约)的话,酒店的多功能就不再为活动主办方保留了。在序言中明确要求这样的接受(acceptance)日期,意味着如果要约方(offeror)如果没有在该日期前收到受要约方(offeree)签署并发回的合同,要约中的权利义务就自动终止。在自动终止或被要约方收回以前的这段时间内,受要约方都可以接受要约。

 

2活动细节(EventDetails)

 

活动细节包括活动名称、活动类型、布场/撤场日期/时间、参会者的早抵晚离需求、有无残疾人参会等。比如参会者中有残疾人时,通常场馆方负责给残疾人士在公共区域、客房、洗手间内提供便利设施;活动组织方负责给残疾人士在会场提供便利设施。合同中对活动基本情况细节的明确表达可以减少双方合作中可能的误解曲解,从而降低活动运营风险。

 

3客房

 

与酒店的合同中,需要明确说明:

 

活动需要预订的房数(占房数)和房型;

房价,房价是否含早餐,不含早餐时的早餐标准;

保底用房数及订金要求;

午餐、晚餐、宴会的价格标准和服务标准(比如国际会议上的美式、法式、俄式等);

酒店确认时是否需要客人名单或分房表,或者是由客人自行联系酒店来确认其住房;

有没有活动用房的预订截止日期(deadline / cut-off dates),截止日期后活动的占房(block)仍没住满怎么办(剩下来的房间是放回酒店的库存(inventory)里向其他客人卖呢,还是给本次活动留下来让后续来的参会者住?

如果继续给本次活动留下来,对截止日期后的预订,房价变还是不变?

是否给活动工作人员提供免费工作用房,客人用房是否享受40或50免一;

VIP客人是否用豪标/套房,套房旁边是否预留秘书用标间;

标间超预订时是否免费升级,所有房型超预订后的替代酒店是哪个/哪些,客人怎样去住到替代酒店(walk/relocation)并尽快从替代酒店搬回,有无相应补偿措施?;

入住和退房的时间要求,过早或超时是否加收半天房费,等等......

 

4多功能厅(function space)

 

合同中应明确说明对多功能厅(即会场)的场地要求,是否有场租(北美地区有一定量住房的情况下,多功能厅、会议厅免费),是否有布场费?酒店方给会场配备的设备有哪些?在北美地区办会时必须注意的一个问题是酒店是否和当地工会间有排他性的服务合同,因为有些工作必须高价交由工会的工人来做。合同中还应该规定布场时间,必要时说明多功能厅在活动期间是否分割布场。如果活动中包括展览,合同中应约定搭建展位的材料如何存贮、布展撤展要求、安全安保要求、展出时间、酒店方配套服务、以及其它相关细节。

 

5多个活动(multiple events)

 

由于酒店可能在同一个日期段内同时接待几个不同会议(multiple events),不能排除这几个会议间有相互竞争性(competitive events),比如产品之间的竞争、对同一类参会者的竞争、对同一个/一类客户的竞争等,让会议主办方之间相当难堪。针对这种情况,与酒店/场馆方的合同中可以写进这样的条款:酒店方/场馆方有义务向主办方提供同一会展档期内、或相互重叠的日期内,酒店接待的同时会议/活动的其它主办方、其会议名称、会议日程等信息,包括签订合同时还没预订、合同签订后在酒店新增订的会展活动议。

 

如果你的会议具有绝对排他性,不容其它竞争性会议同时举办,一定要写进与酒店方的合同条款,竞争性的活动不能同时举办、也不能有重叠日期,否则须考虑包租酒店或不签合同另行选址。顺便说一句,活动最怕的是做出负效果,一个会开了还不如不开,活动的负效果是常见风险之一。

 

6酒店的硬件损耗(material deteriorations)

 

由于大型活动从酒店预订到活动开幕会有几年的准备时间,这期间酒店的硬件可能会不断老化陈旧而在活动举办期难以使用,通常合同中关于酒店硬件损耗的条款赋予了活动组织方这样的权利:如因硬件老化陈旧而不能使用时,活动组织方有权取消活动而不为单方取消而承担任何损失责任。

 

该条款中同时应强调酒店方在活动准备期内对自身硬件必要的装修和维护义务,而且装修和维护不能影响到活动的正常举办,特别是装修,必须在活动开幕日前XX天内结束。

 

7餐饮活动(food& beverage functions)

 

餐饮合同条款中需要明确说明:预计人数,活动日期,活动地点,活动类型,确认菜单日期,费用标准。有时还需要说明:整场活动最低消费标准,保底人数/桌数,超备桌数等。通常酒店方要求活动组织方在48或72小时前最后确认这些数据,遇周末可能顺延。超备桌数的比例,国际上通常为3-5%,超过1000人的餐饮活动,也有只备1%的;在国内通常为5-10%。

 

8茶歇(refreshment breaks)

 

茶歇需要单独拉出来说说。让很多客户吃惊的是,一次茶歇的费用竟然和一顿正餐费用不相上下。事实上的确如此,可惜客户(包括很多主办方)通常会把茶歇和咖啡店的样子相提并论,不满和争论由此而生。这需要在签合同前就和客户解释清楚,以避免客人会后投诉的风险,茶歇牵扯到的物料及其人工成本的确比较高,不只是点心、软饮、水果等成本。有的客户不信邪,自己准备茶歇,事后才体会到那些看不见的辛酸,痛苦的味道只有自己知道。

 

9外部供应商(outside suppliers)

 

在北美地区叫做outside vendors。外部供应商条款中,比较好的办法是,在合同中明确说明酒店/场馆有没有强制分供方(exclusivesuppliers/ services),就是哪些服务必须由场馆方指定的供应商(即分供方)来完成,不能由活动组织方来自由选择自己用起来顺手的供应商。如果活动组织方可以自找分供方时,自找的分供方的进场条件是什么?这也应当在合同中说明。该条款多见于大型酒店、大型会展中心的合同中,也常见于在美国举办活动时牵扯到工会力量合法介入的时候。

 

10现场经营许可(concessions)

 

甲乙双方应在合同中明确说明是否给予合法商贩经营许可权,允许他们在活动现场经营商品、食品、纪念品等。如果允许其经营,还需要明确说明与商贩间的利润分成办法。

 

11付款方式

 

合同中明确说明活动中的记账和付款方式是个好办法。该条款中的内容可以包括付款方式、付款时间、订金要求、早期付款的优惠政策、账单样式、认可的签单人、账单复核办法、付款决策人、出资方是否需要最终审核、争议费用的处理解决办法、不按时付款的惩罚措施等。

 

有些专业的活动组织方,需要酒店提供每日实际用房量、每餐实际用餐人数、茶歇实际消耗量等数据,来和预订时的计划数据做对比,这样方便来年再次办会时知道怎么计划。所以,付款方式条款中可以写进这样的内容:在收到酒店提供的上述数据后再付款,否则不付款。

 

12合同终止(Termination)

 

合同终止条款对甲乙双方都很重要,它说的是在一定条件下双方同意终止合同的情况,也可以是其中一方不遵守合同、不履行合同义务情况下双方对是否继续履行合同、是否退出合同的选择。通常情况下,战略合作的双方不会因为简单的原因终止合同,不到万不得已不会轻言终止合同。为了避免合同中途终止的情况发生,风险团队需要建立一个合同审查机制,以提醒活动组织方的决策者可能出现的履约风险。目前,业内市场上,签合同前双方说得都很好,签了合同付了订金后问题出现了没人管的情况还比较普遍。从风险管理角度,我们建议签约双方承诺时给自己留出余地,履约时超额完成任务(under-promise and over-deliver),这是让客户满意、让合同另一方满意的简单而基本的办法,也是走向品牌化的战略。

 

合同终止的原因中有一种不作为(non-performance)可以不承担责任,这里为了区别,权且把它叫做合同中止。合同中止条款是允许一方不作为而不承担责任的条款,常见的有由于不可抗拒因素(force majeure / act of God)造成的无法作为(outside the control),该条款保护不可抗力发生后无法作为的一方。条款中需要说明在何种情况下可以中止合同而不承担责任,谁有权中止合同,合同中止通知书的形式和要求,以及不可抗拒因素造成的合同中止所产生的任何损失怎样处理,比如不可抗拒因素造成参会人数太少,对酒店造成的住房损失甲方不承担责任。不可抗力造成的损失也可以考虑通过保险合同解决。

 

13合同解除(cancellation)

 

合同解除指的是使双方的合同关系不复存在的行为,常见的是合同一方单方面解除/撕毁合同,不履行合同义务。合同解除条款一般会规定要求解除合同的一方向受损害方(守约方)赔偿,这种赔偿包括缔约双方事前约定的解约损害赔偿金(liquidated damages for cancellation)。但是,即便没有解约损害赔偿金条款,也不意味着任何一方可以解除合同而不承担法律责任。

 

实际运营中,合同中的解除条款大都是用来约束活动组织方的,很少见有合同中提及酒店方、场馆方解除合同、不履行合约义务的情况。实际上,如果酒店换了业主,如果酒店超预订,也会出现解除合同或部分解除合同的情况。活动组织方在合同签署前的谈判中,可以要求把酒店方的解约损害赔偿金也写进合同,该赔偿金中可以包含酒店解除合同后引起的会址变更对参会人数及注册费收入的影响、酒店超预订后客人换酒店及其搬迁费用等。

 

当然,即便没有这一条,活动组织方在酒店方解除合同时也有权要求酒店方做出赔偿,但有了这一纸合同,事后出现争议时就好处理得多。如果必须得通过法庭或仲裁庭解决争端时,这个事先约定的解约赔偿金可能要等到确定了实际损失之后才能判决,只要裁决时赔偿金(damages)的数额不是高到会被界定为罚金(penalty)即可。

 

14合同履行瑕疵(attrition)

 

合同履行瑕疵,也叫合同未完全履行,就是平时所说的履行不到位。很多会展活动的合同中有履行瑕疵条款,瑕疵也好,未完全履行也罢,这个在活动运营中比较常见,比如,甲方在酒店占了100间房,但实际用房却只有70间;预计会有300人吃饭,但实际用餐人数只有250人,等等,这种没有达到预计目标的不佳表现,就是attrition,它指的是参会人数欠佳时,实际人数与预计人数、实际人数与报名人数之间的下降额(slippage)。

 

在合同履行瑕疵条款中,酒店方会要求甲方在截至日期 (cutoff date/ deadline)前最后确认占房数或/和用餐人数,甲方只对截至日期后的已确认房间数和用餐人数承担责任,并允许实际用房数/用餐人数有少量下降,比如允许下降10%,下降超过10%的,甲方赔偿乙方损失,通常下降得越多损失费越高。或者酒店对甲方用房数和用餐人数有保底要求或最低消费要求,出现attrition后,甲方有义务按保底量付足费用。实际用餐人数超过预订人数的,请参阅前边的第7点,餐饮活动。合同履行瑕疵条款还有另外一个作用,就是防止甲方在缔约前的谈判中用虚假夸大的用房用餐量骗取酒店方的让步。

 

15双方保护条款(indemnification)

 

Indemnification和protection(保护)的意思相同,双方保护条款为缔约双方提供相互保护,它是为了应对第三方索赔或起诉的风险,合同一方同意保护另一方的条款。

 

尽管会展中心的场地是由甲方转租给参展商(第三方)的,场馆方和参展商并无直接租售关系,但会展中心会要求甲方与参展商之间签署场馆方“免受侵害”协议,其主要内容是确保场馆方免于承担参展商物品的损坏、被盗等责任,从而使乙方得到保护(hold harmless)。有的酒店还会在保护条款中把免责范围扩展到酒店的公共区域,比如客人在公共区域摔倒造成骨折,不应被视为酒店的过失,要求甲方必须以文字形式知会客人类似须知,因为的确发生过客人在酒店房间内卫生间摔成股骨头断裂,起诉酒店防滑设施不当的先例。我们来看一段保护条款原文:

 

“甲方接受并承认乙方及其业主对参展商带进场的各类物品不承担相应的法律责任,参展商的财产保险由参展商自己负责购买,以免因财产损坏、被盗等发生而产生损失时连带乙方承担责任,甲方应确保就此知会各参展商。”

 

有些酒店和会展中心的制式合同中虽然没有双方保护条款,但却明确规定甲方(主办方、承办方、或组织方)必须足额购买一定的责任保险,以免场馆方在会展活动期间受到客人(第三方)可能的索赔或起诉,其作用和双方保护条款的作用是相同的。

 

16保险要求

 

合同中应该明确表示甲乙双方应该买的保险种类,常见活动保险种类请参见第九章《活动保险》。必要时还要明确约定最低保险金额、一方是否列明另一方为追加被保险人(详见第九章保险种类7)、双方是否需要出示或交换已买保险单的复印件作为买好保险的证据等。由于世界上各个国家和地区的保险条例不尽相同,建议活动组织方咨询活动目的地当地的法律顾问或专业保险公司,以确保合同中计划买的保险覆盖了活动的风险管理需求。

 

17隐私条款

 

世界各国、各地区、个民族关于保护个人信息隐私的法律法规不尽相同,合同隐私条款需要强调保护参会者的隐私权,保证参会者的私人数据信息得到保护,强调甲乙双方尊重客人隐私、履行相关保护个人隐私的义务。

 

18变更通知

 

变更、信息更新在会展活动中不可避免地重复发生着,一个好办法是合同中明确说明每次变更通知发给谁、用什么方式发,对方收到后在多长时间以内、用什么方式回复确认。这里最坏的是口口相传,次坏的虽有文字记录,但是没有归类整理、通知到位,或者没有监督提醒环节、最后一公里得不到落地。

 

19合同转让(assignments)

 

合同转让条款规定在合同执行期间是否允许合同双方以外的第三方接替任一缔约方继续履行合同义务,即合同双方的任何一方是否可以转让其权利和义务给第三方,以及转让前是否必须征得另一方同意。该条款适用于酒店、会展中心等场地方在可能长达几年的合同执行期更换业主的情况,也适用于活动主办方、会展公司等在合同执行期被兼并或失去控股权等情况。

 

20合同附件(attachments)

 

合同中经常会带有附件,比如活动场地的平面图、特装展位的效果图、以及其它相关文件,重要的是这些附件在法律上也被认为是合同内容的有效组成部分。在合同附件中还可以包括一些其它内容,比如活动场馆方为了安全而有条理地作业,保留调整自己作业规章制度的权利。当然这种调整不能对活动的举办产生负面影响。附件里这样的内容初看起来好像无关痛痒,实际运作中当一方调整或改变作业方式的时候,如果没有提前沟通到位,常被怀疑或误解为不配合另一方的工作。这种怀疑和误解经常破坏工作氛围,影响过程进度和活动效果。

 

21签字与授权(signaturesand authority)

 

签署合同者,应当具有合法的年龄,有正常的心智能力,能代表甲方或乙方来约束其代表方遵守合同并履行合同。合同结尾处应留出空白处供签署者签名的地方,然后是合同签署日期。比如,签名处的内容可以是:“谷一昕,代表并经某某公司授权”,英文形式为:“by Grace McIver, authorized and on behalf of ABC Company”。一个合同可以同时签署,也可以分别签署,就是说双方可以在不同的地方分别签署签字页,然后再发给对方和合同其它内容一起装订起来,这种办法比较方便,特别是在合同当事方为多方的时候。合同中任何临时改动的地方旁边,必须有双方签署人的签字,改动后的最新版本,应当发各当事方备案。

 

22违反合同(defaultand breach of contract)

 

该条款中规定了什么行为、什么不作为构成违反合同。任一方没有履行其合同义务,不管是部分没履行还是全部没履行,都构成违反合同,Default在这里的意思是未履行、拖欠。合同法规定,一方因违反合同给另一方造成的损害,用违约方付给受损害方“损害赔偿金(damages)”的办法加以解决。决定损害赔偿金多少时,是以假设合同正常履行完毕双方互不损害对方的状态为参照点(此时违约金为0),来计算违约方给被损害方造成的损失。所以,一方违反合同后,另一方有权利根据事实,要求违约方合理赔偿。所谓合理赔偿,指的是损害赔偿金是用来弥补受损害方的利润损失的,而不是收入损失。损害赔偿金在会展活动合同中常以两种形式出现:实际损害赔偿金(actual damages)和事先约定损害赔偿金(liquidated damages)。

 

实际损害赔偿金(actual damages)是很容易被证明的实际损失。合同法要求,寻求实际损害赔偿金的一方,应该在对方违反合同后尽自己的力量采取主动措施设法减轻损害、挽回损失,而不是事不关己、高高挂起、任事态发展,然后让违约方照价赔偿。就是说受损害一方,尽管责任不在自己,也要采取有效步骤止损(mitigation),即减轻相关损失。比如在场馆方违约不能按约提供场地后,活动组织方应尽快找到替换场地并及时布场,而不是一直等着事态进一步恶化,失去寻找同级类似替代场地的机会;再比如活动方在酒店多占的空房、临时取消的餐饮活动,酒店方应在其他客人有住房和餐饮需求时及时卖出去,以减轻损失,而不是只等着收取活动主办方的损失费。

 

事前约定的损害赔偿金(liquidated damages)是双方在缔结合同时事先约定的损害赔偿金,那时还没出现合同违约,是双方对未来某项违约行为可能带来的损失在统计数据基础上的估算,它可以是一个具体数额,也可以是个浮动比例,或者是一个损害赔偿金的计算公式。在实际损失很难或不可能被证明时,常用这种办法解决合同争端。发生违约事件时,受损害方有权从违约方取得事先约定的赔偿金作为损害赔偿。

 

实际损害赔偿金(AD)和事前约定损害赔偿金(LD)之间的关系是,实际损害赔偿金是容易被证明的实际损失,计算时的时间参照点是合同履行期之后;事前约定损害赔偿金是不容易被证明的情况下尽量接近实际损失的估计值,计算时的时间参照点是合同签署日期。如果LD被严重高估,高到即使违约方履行了合同也不足以偿还LD,则LD可能被认为是罚款(penalty or fine)而在法律上得不到执行。另外对非责任方减轻损害的要求,不适用于合同中事前约定损害赔偿金的情况。

 

23合同纠纷(dispute resolution)

 

产生合同纠纷时,解决办法的第一步是看合同中的内容和条款双方是怎么约定的,合同各条款不只确定了双方的权利和义务,也为解决双方争议和纠纷提供了解决办法、说明了在哪里解决(对于国际活动,该条款中应该约定用哪个国家或地区的法律法规来解决纠纷)、通过什么方式解决、以及解决争端的有效时间段。合同纠纷不能通过双方协商解决的话,任何一方可以提起诉讼。如果必须通过仲裁庭或法庭解决合同纠纷,诉讼费通常是败诉方承担;但是律师费用,如果合同中没有明确约定的话,通常在美国是各自承担,在欧洲是败诉方承担。

 

合同违约的问题和通过诉讼解决纠纷的僵局,如果不是人身或财产突发重大风险的话,其实是可以通过一些办法来尝试提前避免的,不至于非得走上仲裁庭或法庭。比如,适时提醒、及时通知违约方哪些地方没履行到位,明确告知对方如果置之不理或继续下去会带来什么风险,给对方一定时间去补救、改正等。

 

常言道,夜饭少吃,赢官司少打,这句话自己不经历过就很难理解其中的道理,这里也和风险管理的道理是相通的,防患于未然最好。笔者曾经跟踪和深入了解过一场活动主办方和供应商之间的官司,并非胜诉方就一定会快乐,上诉准备期间和开庭等待期间的担心、恐惧、不确定性带来的烦恼并不好受,胜诉后还担心对方会不会通过其它途径报复;败诉方心里当然更难受,败诉后很难找个台阶自己下来,且得一段时间后才能走出心理阴影。至少在仲裁庭或法庭上见过面后,双方不可能或很难再成为未来合作方,没有一方会在业内说对方的好话,况且不说有“被告”甚至“原告”记录的在未来的竞标中还可能影响到中标。

 

不通过法庭解决争端的办法叫做ADR(alternative dispute resolution),也有叫做EDR(external dispute resolution)的,意思是可以通过第三方,比如中间人、律师、退休法官等,出面调解;也可以不通过第三方、双方直接协商解决。还有把仲裁庭归入ADR/EDR范畴的,认为仲裁庭毕竟不是法庭。

 

最后,双方都有权利和机会起草合同、复审合同,合同中应明确任何一方不能单方面解释合同条款。

 

到此为止,活动风险管理中常见的两个工具,合同和保险,就讲完了。细心的读者可能已经注意到,保险也是合同,它只不过是和保险公司之间的合同罢了。那么合同的背后又是什么在做支撑呢?合同的背后,与活动风险管理紧密相关的,是商务谈判,很多风险点是可以在商务谈判中化解的。下一章,我们讲活动运营过程中离不开的商务谈判及谈判技巧。 

 

名词解释

 

1.   多功能厅(function room, function space),多功能会议厅是现代会展业需求的产物,它打破了传统单一的“讲堂式”布置格局,能在不改变活动地点的情况下,满足活动组织方的会议、展览、餐饮、演出、培训、聚会、庆典等多种活动要求的综合性场所。在音视频系统设计上,也考虑到了这些多功能的需求,能更好地满足参会者的视听觉需求。

 

2.   实际损害赔偿金(actual damages),一方违约后容易被证明的给另一方造成的实际损失。

 

3.   事前约定的损害赔偿金(liquidated damages),合同双方在缔约时事先约定的损害赔偿金,是双方对未来某项违约行为可能带来的损失在统计数据基础上的估算,它可以是一个具体数额,也可以是个浮动比例,或者是一个损害赔偿金的计算公式。