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干货 | 在活动执行时,一定要问自己这100个问题

作者: 时间:2017-09-04 Tag:干货 | 在活动执行时,一定要问自己这100个问题

前期准备


活动就是一部没有剧本的电影,出错了,可以重头再来。你无法预测活动上回出现任何变故。但是,你可以事先做好计划,以便应对随时会出现的意外。


(墨菲法则:可能会出错的事情一定会出错)


一场活动的规模取决于活动目的和活动预算


活动目的


做一场活动之前,先考虑清楚几个问题:


  • 为什么要举办这场活动?

  • 活动的目的和动机又是什么?

  • 你希望活动达到什么样的效果?


活动要办的有意义,你必须要非常清楚活动的目的是什么。A公司一款新产品上市,并且提高了公司的市场占有率。B公司为了挽回市场份额的损失,提前了新品的上市时间,举办了一次盛大的产品发布会。但是B公司的新品因为提前推向市场,导致产品存在一定缺陷。这样的产品发布会不仅不能解决问题,并且造成资金浪费、公司声誉等问题。这样的活动就没有举办的意义。


口袋里有多少钱可以花


不管活动的大小,必须要有资金作为保障。一切的商业行为都会产生相对应的成本,我们做的是去如何控制成本。做好活动经费的粗略估算是很有必要的,因为一场活动基本都是围绕着预算去做执行。


成本估算


从供应商获取各种活动需要物品的报价,主要包括:


宣传物料

邀请函、DM单页、易拉宝、签到墙、嘉宾名牌、座位卡、横幅、拱门等

装饰费用

花篮、气球等

场地设备

会场租金、舞台布置、视听设备、灯光、特殊效果等

餐饮住宿

餐饮住宿费

交通费用

交通费用

人员费用

劳务费、演艺费用、人员工资等

其他杂费

食品、饮料、礼品等

媒体公关

公关费、渠道投放费


具体费用明细,根据活动具体类型进行明细。


活动初步策划


经过初步估算,经费满足举办一场活动,并且也清楚活动的目的。那现在就需要开始准备对活动做初步的策划。


注:及时对活动进行消防和安全工作方面的备案;确认邀请嘉宾是否参加


初步策划之前,你应该提出并且回答一下问题:


  • 活动的目的是什么?

  • 什么时候举办这场活动?

  • 举办活动当天是星期几?

  • 一天中的哪个时间段举办?

  • 参与的对象是谁?

  • 选择哪种场合举办?

  • 是否有足够的时间进行准备?


活动筹备小组


在选择小组成员的时候,尽量让每个成员的技能和兴趣与他们的工作责任相匹配。各项工作任务由专人去负责,避免在对外沟通时,对方从不同的人得到不同的答复。提供执行效率。特别需要注意的是,活动筹备小组的工作汇报人只能有一个,避免出现多人意见不统一导致活动未能按时举办或者活动被终止。


活动类型


活动有分线上活动与线下活动。两者各自也有具体得细分,这里就不做一一列举了。本文主要介绍线下活动为主。但我们可以根据活动的目的,确定目标人群。依据现有的活动资源和渠道选择活动方式。最终目的就是把好的东西呈现在大家面前。


时间要求


在很多因素不确定的情况下,我们必须要预留充足的时间对活动进行准备。在现实工作过程中,经常需要我们去准备一场突如其来的活动。为了把活动做到最好,你需要列出活动活动的所有项目,确定每个项目所占的时间,做好活动安排日程。根据紧急程度和重要程度对所有项目进行归类。在时间不充足的情况下,为了达到活动目标,明白哪些项目必须要做,哪些项目可以进行替代甚至舍弃。


时间确认


对的时间,做对的事。正确的时间是举办一个成功活动的必备因素。例如,你举办一场招聘会不应选择在寒暑假期间,这样没办法保证参加招聘会的学生人数。如何选择一个正确的时间,主要依据你举办的活动具体情况来选定。在选择时间的时候,我们考虑到选择的日期是否主要节日、是否有宗教活动、是否学校放假时间、是否周末、是否运动会、其他特殊因素因素等。


关键任务时间表


根据活动安排日程,对工作任务进行拆解及分配。这样可以保证活动按照预定的计划实施,保证活动不会出现纰漏。


参考模板:


项目

负责人

完成日期














工作流程手册


它相当于活动的信息指南,它可以帮完美的完成活动举办。负责准备工作流程手册的人必须对活动的每个时间点、每个步骤和每个细节了如指掌。手册里必须包含联系人名单,第一,它可以让你在活动筹备和进行期间随时与所有人联系;第二,活动结束后,你可以给相关人员通过短信的形式发送感谢信。


会场选择


位置就是一切,它可以决定活动的成败。选择会场的时候,考虑以下因素:


会场什么时候能用?

场地布置的时间是否充足?

需要花多少时间对会场进行布置?

会场通道如何?电梯数量足够吗?

是否需要对会场原先的布局进行改变?有额外费用吗?

谁来负责会场的清洁工作?

使用方面是否有明确的限制?

会场周边的交通状况。是否堵车?车流量高峰期及拥堵路段。

停车场在哪?停车条件如何?属于谁的?会场所有,还是公共的?如何收费?是否拥有足够的停车位?是否安全?停车场运营时间?需要安排大巴将人员送到活动场地?

会场的餐具类型?

饮食是否方便?是否有足够的饮食供应能力?是否需要增设开往餐厅的交通车?

了解会场卫生间数量及位置。

有没有工作人员休息的地方?

有没有举办过类似的活动?规模多大?

会场的消防和治安如何?

谁负责申请许可证?

哪里可以获得许可证?需要花多少钱?许可证申请需要花多少时间?需要实地考察吗?

会场是否满足节目表演的基本要求?如舞台大小、灯光设备、音箱设备。

会场是否拥有足够的位置供到场人员就坐?

会场布置是否达到活动使用要求?

桌椅质量如何?桌椅提供的数量?是否产生费用?

指示牌是否全部安排到位?

场地是否允许往墙上挂东西?

会场有没有电源延长线?需要付费吗?

对讲机需要多少个?检查对讲机是否有问题?

会场天花板高度?视线怎么样?

舞台大小是否满足活动要求?

舞台需要重新搭建吗?

是否需要装饰物?

电力供应情况调研,是否满足活动当天使用需求?用电费用?


在签订合同是,需要备齐所有的许可证。并且在活动当天带上所有许可证的复印件,所有已签字的合同原件的复印件和重要联系人的地址。以便应对突然状况,给活动带来不可挽回的损失。


客人抵达


客人抵达区是否需要布置?

客人如何抵达会场?

会场是否方便下车?

入口是否防雨?

私人物品保管区是否满足使用情况?是否有专人保管?安全怎么样?是否产生额外的费用?

下雨天是否可以准备毛巾?需要支付额外的费用吗?

下雨天是否有防滑提示?

是否准备特别的活动欢迎客人的到来?

是否需要准备额外特殊的物料?如红地毯、灯光、烟花等。

客人接待是否安排妥当?


客人名单


客人数量?有什么特征?是否会带小孩?

客人的出行方式?

需要解决住宿问题吗?多少人需要安排?

客房数量要求?能否开具发票?

洗漱是否方便?冬天的时候是否有热水供应?

退房时间?

酒店是否可就地解决餐饮问题?餐厅经营时间?费用如何?


邀请函


确定邀请函数量、规格参数、内容以及印制时间。特别要注意的是,邀请函的寄送时间,不同区域会产生不同的邮寄费用,并且邮寄时间也没有统一,这些都需要做好提前的安排,保证被邀请者能及时收到邀请函。


媒体公关


在邀请媒体的时候,需要事先清楚对方需求,是不是需要提供专用的设备车停放处?需要可以铺设电缆的地方?媒体设备的接口是哪种?如果需要私下采访,需要备好房间供其使用。


活动结束


活动结束,并不代表工作就结束了,为了下一次能更好的举办活动,你需要跟这次参与活动的工作人员进行感谢。一条温馨的短信,可以帮你与他们走的更近。需要注意的是,如果你们是一个专门做活动执行的公司,不要每一次都用同一条感谢信,对方收到短信估计会很失望。


除了感谢信之外,你还需要对这次活动进行总结归纳。对于活动执行过程中,出现的问题将其汇总并寻找出现问题的原因,避免下次类似的问题再次发生。每次做完活动,一定要多活动执行过程中所有用到的文档及材料进行备份储存。因为,未来的某一天,它可能会帮你度过一些难关。


来源:会小二