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干货 | 办活动选场地必读攻略

作者: 时间:2018-06-08 Tag:干货 | 办活动选场地必读攻略

1对场地星级是否有要求

 

这取决于你这场活动想要达到的目的,是公司内部的,还是面向客户的,是否需要做一下面子工程、形象工程,看你的需求。五星级豪华酒店肯定环境好、服务优,当然这一切也同样会体现在价格中。

 

 

2对场地位置、交通是否有要求

 

这取决于你来参会的嘉宾,如果是公司内部同事参与,那就选择离公司近的酒店;如果是外宾多的,就选择使馆区附近的酒店;如果是全国各地赶来参会的客户,可以选择离机场或火车站近的酒店。还要看来宾的出行方式,如果地铁多就优选离地铁近的。也可以按照商圈来选择,大望路国贸商圈、望京商圈、建国门东单商圈、西单金融街商圈、中关村商圈、亮马桥三元桥商圈等等,还可以按照二环沿线、三环沿线、四环沿线来找酒店。

 

 

3对会场的要求(挑高、面积、装修风格、新旧程度等)

 

这取决于你的活动类型,挑高矮的3米及以下的只适合普通的会议,挑高矮确实看起来不够大气。如果是个启动仪式、发布会之类的,建议选择挑高6米左右的厅,现场才可以出效果。如果是商务会议,就不要找那种90年代装修风格,老接婚礼宴会的厅。一般装修不超过5年的厅都比较显新,审美也符合现代大众审美。

 

 

4确定好活动日期,和酒店签了合同,就不要更改

 

更改活动时间,会给酒店出租场地带来麻烦,造成空置率,而一般酒店都会收取违约金作为代价让违约方买单。即便赶上管理没那么严格的酒店,帮你往后延期,恐怕近期的好日期也都预定出去了,所以在和酒店签合同的时候,一定确定好时间,特别是和这场活动邀请的重要嘉宾确定好。

 

 

5确定好活动日期、活动场所,要向公安机关进行报批

 

为了确保活动的顺利进行,在活动开始前需向场地所在的公安机关进行活动报批。一般情况下,人数超过50人以上的活动均需报批,人数较多的活动还需配备安保设施跟安保人员。有些人可能会认为不进行报批也没有什么影响,办一场活动最重要的就是安安全全、顺顺利利的完成,所以千万不要存在侥幸心理,或者嫌麻烦不进行报批,不然活动当天被叫停可就不划算了。

 

 

6需邀约媒体的活动需提前向公安机关报备  

 

大多数主办方办一场活动,最终目的是想要更多的人看到公司成果,有些活动就需要邀请媒体到场,那么需要有媒体到场的活动,不分邀请媒体的多寡,一律需要向公安机关进行报批。

 

 

7《消电检报告》核查出具

 

LED屏、灯光、音响是一场活动的必需品,设备的正常运作需要大量的电力支持。一般情况下,进场搭建前都会对设备及用电量进行全面检测,消除火灾安全隐患,以保证活动安全、顺利的进行。很多酒店都要求活动主办方在活动搭建完毕后,可以出具有消防局盖章认可的《消电检报告》,请相关部门的专业人员,到场进行线路搭建情况,确保无问题后,现场填写《消电检报告》并盖章。《消电检报告》的核查出具会因所选的机构不同而会产生几千元不等的核查费用。

 

 

8与酒店确定搭建时间

 

活动搭建时间需与酒店具体协调,一般情况下,活动前一天会场如果没有活动,晚7点后便可进场搭建,如果有活动,要等前一场活动结束,撤场完毕后再进场搭建。具体搭建时间需要与酒店确认好,再告知搭建方,充分沟通协调好,才可保障搭建的顺利进行。

 

 

9搭建押金

 

酒店都会在搭建进场前或者搭建当天收取搭建押金,大部分是收现金,有的也可以信用卡的预授权,一般在活动结束三日内可以到酒店前台凭借押金条领取。

 

 

10搭建工作人员出入证的办理

 

确定好工作人员数量,进场人员都需要携带身份证及押金(一般为20元/证)来办理酒店的《出入证》。 

 

 

11搭建前酒店重点区域的拍照留底

 

有些酒店很注意搭建过程中的磕碰,会在活动结束后,宴会负责人到会场重点区域(门、门框、演讲台等)进行检查是否有磕碰、掉漆等,如有酒店方认定的新伤,会从搭建押金中扣除几百甚至数千元的赔偿金。为了不为之前的旧伤买单,搭建前一定要对会场重点区域进行拍照留底,有照片为证,以免造成不必要的扯皮及经济损失。

 

 

12搭建前需对货梯通道位置进行确定

 

进场搭建前,确定货梯通道的位置十分重要。酒店电梯一般分客梯和货梯,而搭建场地所用的器材是不允许走客梯的。一般情况下货梯离活动场地都很近,便于运送货物,提前确认好货梯的位置,做好搭建部署,做到事半功倍, 提升工作效率。

 

 

13需要酒店配合的部分提前整理逐条确认

 

一场优秀的活动离不开各方的配合,酒店的配合也是极为重要的,会场的摆放形式,纸笔水、幕布投影等提供,活动中需要酒店予以配合的各项事宜均需提前与酒店方沟通,对分工进行明确。例如,活动中有签约仪式、对话访谈,就需提前让酒店方准备签约桌椅、访谈沙发,诸如此类细节均需与酒店进行沟通确认。

 

以上只是列举的几项与场地相关的常见问题,还有更多细微末节需要沟通协调的地方,在这里就不一一列举了。

 

这里只是想告诉大家,一场活动的顺利举行,前期需投入大量的人工,除了活动策划、视觉设计、物料采买等,更为重要的是与供应商、酒店方进行活动事宜的对接及确认,确保各项事宜、各个环节都可以按部就班地进行,以此保证活动前期准备工作的落实,为活动顺利进行打下坚实的基础。