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【技术专栏】31会议:电子签到技术的场景化应用和价值

作者: 时间:2016-06-02 Tag:【技术专栏】31会议:电子签到技术的场景化应用和价值

电子签到技术对业内人士来说必定不陌生,今天我们请到31会议的副总裁吴一中先生,解密电子签到技术蕴含的巨大价值。

 

吴一中 31会议 副总裁

 

很荣幸地收到了商旅专家的邀约,希望31会议可以提供一篇关于会议科技方面的文章。接到任务后,我也在思考应该呈现一个什么样的内容给大家。31会议作为国内领先的一站式数字会务工具平台提供商,我们一直专注于解决会议/展览/活动/培训等领域数字化、自动化、信息化的工作,希望让会议办得更轻松。之前,拜读过吴声老师的《场景革命》,在科技在会展活动场景中应用有了不少启发。所以,今天我想和大家分享一下电子签到技术的场景化应用和价值。

 

通常,我们会将会议划分成3个阶段,会前-邀约注册,会中-现场管理,会后-数据分析。在每个阶段里,又会有很多场景和环境可以通过会议科技工具和解决方案来提升效率和体验。会议签到是大部分会议都会有的场景,如今电子签到在一二线城市已经被接受,但电子签到技术是否仅仅实现了对会场门口手工签到的替代?其实并不是,电子签到技术给我们更多的应用场景。

 

 

 

电子签到(Electronic Sign In)是基于计算机技术、通信技术、身份识别技术及多媒体互动技术的新型签到方式,因其可以帮助会议实现“无纸化、高效、便捷、互动”的效果,被广泛使用。

 

从签到的形式上看,有基于数字码、条形码/二维码、IC卡、RFID视频技术(手环、闸机、签到地毯、多媒体互动(多点触控、iBeacon、人脸识别)等多种选择;从平台架构视角,目前主要分为一站式云签到和单机版电子签到系统。前者基于云端数据通信实现全程的数据实时同步和监控。

 

通过多样的电子签到技术,在会议上构建场景化签到方案,可以更好地满足会议主办方的需求,也可以带给参会人更好的参会体验。

 

电子签到在会议接送场景下的应用

 

参会嘉宾接机或接(火车)是很多会议的必要环节。在嘉宾众多,身份级别不同的情况下,如何做到快速接到嘉宾,并准确定位嘉宾的接送车辆和目的地,是会务人员的一大述求。

 

在乌镇举行首届世界互联网大会的接机(车)过程中,涉及到了3个机场和3个火车站的各国嘉宾接送。31会议作为数字会务的承办单位,向大会提供了“基于云端的接机签到”接机方案,数十位接机工作人员均手持安装了31会议助手的移动设备,分布于6个机场和火车站迎接参会嘉宾,现场直接通过扫描邀请卡上的二维码,即时识别嘉宾姓名、身份、入驻酒店、接送车辆(车号、司机、联系方式)。在签到的同时,系统通过云端服务器通信将数据传输到2个小时车程之外的会场,接待总负责人通过管理界面实施掌控所有接机动态和进程,提前安排VIP客户的接待服务,大大优化了接机服务体验。

 

签到、拍照、打印证件、照片上墙一体化,让领取参会证件变得有趣

 

签到领取参会证件是件需要等待和无趣的事情,如果让这个环节变成一个体验加分的环节会怎样呢?

 

参会人员到达签到区,出示电子票二维码进行扫描,签到台上的摄像头瞬间亮起,给参会嘉宾拍上一张帅气的照片,几秒钟后一张带彩色头像、自定义个人信息的参会证件就将被打印出来。同时,参会嘉宾的头像通过云端系统直接传递到了会场的大屏幕上,和其他参会嘉宾的头像一起组成图案或LOGO展示。参会人不仅得到了私人订制的参会证件,还通过照片展示增加其参与感。

 

 

 

基于RFID技术在会议活动中的创新签到场景

 

RFID射频技术在会议中应用日益增多,将RFID技术与签到技术结合应用于自助式签到。31会议曾经服务过一家室内运动的培训机构,我们采用了RFID手环和自助签到闸机实现40个教室自助签到。学员达到现场签到时,通过31电子签到自动匹配课程权限到手环上,学员通过扫描手环即可进入对应的教室上课。管理人员无需每个教室统计人数,在前台管理终端即可实时了解40个教室的学员情况,通过科技手段实现了高效管理,节省了大量的人力资源。

 

RFID技术在会场的上应用还有RFID的无障碍闸机签到,实现大规模会议的快速签到和身份验证。我们甚至将马来松比赛中应用的RFID地毯应用到了会议签到中,实现了现场无签到设备、无签到员的情况下,当嘉宾走过红毯,就自动完成签到,大屏幕同步显示参会嘉宾信息的奇妙科技体验,让参会领导和嘉宾都惊喜不已。

 

 

 

我们非常高兴的看到越来越多会议主办方,将电子签到技术应用到了会议的全程管理中。每位参会嘉宾将会获得一个代表身份的二维码,从机场的接机签到、会场注册签到、证件资料发放、电子餐券、礼品发放、会后大巴送行等全过程中全部使用电子签到技术,实现对全程数据的实时管理,会议负责人只需借助安装的会议管理APP,通过管理面板实时掌控全过程。用户们为其起了一个非常形象名字——“会议管理一码通”。

 

电子签到技术在其他很多领域中也得到了应用。比如4000人的游轮登船、看房团队的管理等新场景。新场景的产生,将有益于推动电子签到技术的发展,如人脸识别签到、可重用的电子屏参会证件甚至机器人签到员等。

 

这一切而带给我最大的感触就是:科技让办会更轻松,让参会更有趣。

 

31会议

成立于2010年的31会议是中国领先的会议活动科技服务商,为用户提供一站式全流程数字会务以及企业级活动管理云平台。公司致力于会议产业,依托互联网及移动技术,以提升会议品质与效率为公司使命,通过PC与移动端,帮助用户真正实现会议更轻松、更高效、更成功。截至2015年12月,31会议已累计服务了近20万家企业/机构,被业内评论为最懂“会”的科技公司。