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大型MICE团研究(一)| 组织会奖团劳神费力,企业图什么?

作者:Iris 时间:2016-09-02 Tag:大型MICE团研究(一)| 组织会奖团劳神费力,企业图什么?

本周,我们推出“中国大型MICE团队研究三部曲”系列内容,试图借助MICE活动主办方、承接旅行社、目的地旅游局三方视角,寻找商务奖励旅游活动的一些共性与个性色彩。更重要的,是帮助业者跳脱自己的立场,在其他业界伙伴的分享中寻找到能够完善与优化自身的一些启发。



在企业商务会奖活动中,各方人员都卯足了劲以期达成各自目的:


主办方要看到一支凝聚力满满战斗力爆表的团队;


员工期待着抽离日常打卡签到的无趣琐碎,偷得几日难能可贵的美好时光;


乙丙丁等服务商们,自然是要借MICE团队的巨大流量为全年营业目标的冲刺添砖加瓦,当然,维护好大客户关系这还用说?


目的地旅游及会奖部门,在竞争激烈的中国MICE客源战场,不断扩大的市场份额与连年增加的商务旅游对当地经济的贡献值就是对他们工作最好的回报。


直销与保险行业一直是MICE活动组织方中的劲旅,无论是国内还是海外旅游目的地,都能轻松找到他们曾到访过的经典案例。对于企业为何热衷于组织MICE团这件事,我们分别采访了来自中国平安人寿保险股份有限公司(以下统一称“中国平安人寿”)总公司行政部总经理郑之炎先生,以及无限极(中国)有限公司行政采购部副主任谭燕莉女士。从他们的介绍中来看“这些年,我们为什么非要组织奖励旅游”这件事。究竟你以为的是事实的真相,还是吃瓜群众的主观臆测?


团队建设与员工奖励并重


在一次次被数千人规模的中国企业MICE海外军团刷爆屏后,围观群众纷纷表示企业只花了一份钱,却坐拥激励员工和媒体免费版面的双份收益简直不要太超值,且似乎后者才是一场声势浩大活动的真正意图。


在中国平安人寿的郑总看来,大家对奖励旅游这件事的看法既错了也没错。“绝大部分企业开展商务会奖活动大多还是抱持加强企业文化建设的初衷,说是冲着提高企业凝聚力、涨知识增视野去的也真不是矫情。至于受到媒体关注及曝光么,这算是一点幸福的‘意外收获’。当然,个别企业刻意宣传甚至炒作除外。”


我特别喜欢郑总说的“意外收获”这四个字。一场成功的MICE活动开始后,因其创新性、规模效应、影响力等受到传媒的关注和公众目光的追逐,不能否认通过整个传播过程,企业的美誉度与吸引力确实能够得到一定的提升,这对企业来说确是一件好事,比如由此可能吸引到更多优秀人才的加入等。但归根究底,这些也只是在既定目标之外带来的附加效应。


特别是对于与中国平安集团这样的世界500强企业来说,增强媒体曝光度及企业知名度本身的需求就不强,企业自然不可能为此而大费周章地策划一场以传播为目的的MICE活动。相反地,塑造并强化企业文化才是中国平安人寿的活动组织者需要长期规划的重任。


可以说,现代企业管理方式日趋人性化,除了表现在给予员工匹配的薪资福利等物质保障外,年度奖励出游基本已经深入各种各样的企业,成为其企业文化建设的标配环节;另一方面,一定频率的集体活动能够增强员工的归属感,保持团队的稳定性。


媒体曝光对企业利大于弊




行业间的巨大差异性、日渐复杂的活动初衷使得即使同一目的地不同主办方组织的活动,也表现出各自的特色。如保险公司的活动全程会格外关注慈善公益、健康观念的植入与体现;直销行业会将活动与表彰先进、大型会议穿插进行;IT企业更在乎整体行程设计丰富程度与节奏感的把握等。不可否认,传媒对于这一切变化有着天生追逐的欲望,那企业内部的活动获得媒体关注到底好不好呢?


知名直销公司无限极一直借由各种方式的商务奖励旅游活动来进行企业文化的具象化及宣导,可以说MICE活动是实现这个过程的重要工具。


“除了企业文化建设的重要作用外,对于直销公司而言,正面的媒体曝光是企业进行奖励团队活动的诉求之一。同时,通过塑造奖励活动品牌效应,能够帮助企业获取更多关注也是其重要目标。”无限极采购部副主任谭燕莉女士对于MICE活动在企业品牌传播与话题制造方面发挥的巨大作用表示认可。


人人都爱的超值服务


对于更多的公司而言,虽然游览是MICE活动中比较重要的一个项目,但并不能由此将活动本身定性为集体旅游,商务奖励旅游行程中通常还包含如讲座、互动分享、会议、拓展等多个环节和项目。甚至同样的承办方、同样的目的地,甚至同样的旅游景点,也会因为旅游团队主体及需求不同而发生千万种变化组合,最终呈现完全的现场效果。这也是MICE活动区别于常规旅行团的主要方面。


因此,谁能够最大限度地满足主办方的多样化需求,提供更多“意料之外,情理之中”的服务,想必一定是极好的。


科技是第一生产力




大型活动面临着信息流、人流、物流的整合及流通管理,得益于大数据及互联网+对各行业的大幅度推动,这方面的困难通过各种平台等得到了有效的改善。例如,以往项目在注册、签到、活动执行确认等环节都需要通过人工+电话方式一一确认,繁杂的工作量可想而知,现在,借助各类会议系统就能够实现平台内信息的实时确认,工作效率极大提升。


我们之前介绍过海多的会议及活动互联网工具及平台,效果都是杠杠的,有多好?据说用过的人都再也回不去了……


不只乙方,更是伙伴


在合作伙伴考察方面,中国平安人寿的郑总在此分享了他的几点标准:

综合实力是首要考察重点。承办方的员工数量要足够支撑大型活动整个行程服务需求;在同样标准前提下,价格更好、拿票能力更强、或拥有更优质资源的供应商,将优先进入企业的采购名单。


二是创意与团队的匹配度。举例来说,一个会奖旅游行程中设计了海钓或高尔夫球运动,但现场发现整个服务团队没有人或很少人熟悉这项运动,这个看似比较特别的安排就称不上一个好的选择,因为这样的设计并不是站在活动主办方实际需求的立场上所设计的。


三是设置专业对客人员岗位。无论是在采购中还是活动现场进行中,主办方与承接单位全程都需要保持密切高频的沟通状态,这时候专业的客户经理等沟通人员就显得十分重要且必要。


在谭燕莉看来,最初与MICE供应商接触了解的阶段,MICE公司团队成员的经验、团队平台的实力、以往实践案例都是重要的参考标准。实际接触后,就变成了甲乙双方公司文化的融合,相互团队成员的沟通成为了待改善的方向。


其实,在供应商的筛选与留存方面,企业方大多做法相似。一方面,根据供应商表现对表现不合格的直接淘汰,保留服务稳定的合作伙伴,实现对自身供应商数据库实时补充与更新;另一方面,利用行业展会、旅游局及企业路演、网络等多种渠道进行信息搜集,主动与新的供应商建立联系,引入新鲜血液。


对供应商期待更多


客户维系成本远远低于客户开发成本。所有的活动承办方都希望老客户能够成为忠实客户,新客户能够发展成为老客户。但在客户服务过程中可能会因为以下这些方面稍不留神,就被你的客户记上一笔哦。


不想被移出客户供应商名单?敲黑板,此处划重点。


1.虽然各类会议及活动管理平台层出不穷,但如何实现对这些环节及管理的预测与把控,活动主办方期待大数据在其中能够发挥其强大的整合作用。

2.目前大型奖励活动令活动主办方头痛的点在于目的地资源的开发及创意有待提升,如果目的地各资源方能够加入目的地行程设计创意中,对MICE活动整体体验的提升会有很大帮助。

3.供应商引入大客户定期回访机制,收集客户满意度、听取客户建议,并制定改进方案。

4.MICE活动在行程设计、交通调度、目的地接待等环节涉及供应商众多,承办方对其它供应商服务水准的整体把控需要特别留意。

如接待高端团队时,会奖公司在用车安排上常常会忽略车辆选择与团队级别的匹配度,影音设备、座椅舒适度、导游服务水平等细节出现问题,最终会暴露活动前期准备不充分的问题。

中国平安人寿行政部总经理郑之炎先生近年就有两次让他倍感难忘的酒店居留体验:一次是前往三亚亚龙湾某国际品牌酒店,酒店工作人员会在大厅献上一杯当地凉茶和一串贝壳项链以表欢迎;另一次是在贵阳举办会议,下榻的酒店在团队成员客房放置了当地少数民族手工制作的小玩偶及鲜花拼图,着实给客人一份惊喜。这些在细节方面的打造,肯定会给供应商加分。

5.会展公司及旅行社加强人员培训,创造员工交流及经验分享的机会。旅行社及会展公司面临人员流动率大的状况,需要有系统的培训保证对客服务品质稳定。

6.应急预案。如天气突变等不可抗力影响导致行程无法进行,此时能够迅速执行Plan B甚至C的承办单位,其表现出的专业性在主办方眼中也是会收到满满赞赏的哦。