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会奖市场开发应有耐力

作者: 时间:2017-08-14 Tag:会奖市场开发应有耐力

当今会奖市场呈现冷热不均的状况。一方面,由于中国正走向国际舞台的中心,国际会议、大型会议日益兴旺活跃;另一方面,作为会议市场晴雨表的一般性官办会议、中小型会议,又呈明显地控制、压缩、精简态势,令会议业者感到了温吞和萧瑟。任何事物的表象都是复杂和纷繁的,宏观报喜、微观报忧是我国多数行业的共性,会奖市场也逃离不了这个惯性。

 

从表面来看,其实原因并不深奥:经济下行压力较大;政策影响约束明显;会奖市场有待发育。有无什么“点穴”之法尽快突破这种瓶颈,以尽快地重振会奖市场雄风?现在看,似乎缺乏灵丹妙药,惟有对这种现状保持耐心,对未来充满信心,对市场开拓保持恒心,才能最终在这一市场立足。

 

1深摸细研,找准定位

 

对于会奖市场的这种困顿,熟视无睹或鸵鸟战术是不可取的。央视每天“新闻联播”披露的会议信息都是高大上的,每年定期举办的国际性会议更是花团锦簇、节节攀高,但对中小会议业者来说,这些盛会多是可望而不可及的,甚至连望梅止渴都不能,只有脚踏实地、面对现实,才能找准自己的定位。

 

我们必须承认官方会议市场的收缩态势。包括会议计划、经费、规模、数量等,都要提前预算、严格报批、一清二楚,严令不得转嫁会议费、不得在风景名胜区开会,所有这些都让人觉得会议市场在收紧。对此,视而不见而奢谈会议市场的繁荣,那是不食人间烟火的外星人,或是避难桃花源的归隐者。也必须看到,官方会议虽然难办和压缩了,但并不是没有了,有的地方和行业的会议仍然不少,甚至从类型、主题和规格上都超过以往,而且服务外包的空间也日益扩大。

 

一是国际性区域性的会议就有不少,如面向东盟国家的澜沧江—湄公河主题的会议,仅2016年我就亲历了云南昆明、青海玉树、海南三亚等地举办的类似主题会议,采取的方式都是“官督商办”、外包服务,而非官方闭门独办,规格也不低,花费也不少,这些会议大多是可持续或是轮值性的,或是要把当地争取设为永久性会址。

 

二是常规性的会议和宣传营销也不少,如旅游部门举办或参展的国际性、区域性旅游交易会,每年多次组织的宣传推介专题会等,各省市数千万元乃至上亿元的旅游宣传费年底前都要花出去,且多数地方还在逐年增加这方面的投入。

 

三是各行业热门话题的会议也不少,以旅游行业为例,房车露营地、海岛游、山地游、邮轮游、低空游等都是热门的会议主题,即使一个相同主题的会议,全国各地一年也要举办很多个。

 

四是官方决策举行的会议培训,如省委市委确定的对某一层级干部进行的专业培训或外出考察,政府工作报告确定的可通过会议或培训实现的达标考核,都必须在规定时限内做完。

 

对各地政府、各部门召开的各种会议,会议公司应该了解和把握,知道在哪儿开,大致什么时候开。除了少数官方会议是封闭的、自办的,多数会议的部分服务需要借助外力,这就是会议公司所要积极争取的市场。

 

2延展合作,互利共赢

 

当今是一个相互借势、互利共赢的时代。处理全球事务,需要各国携手;推动区域发展,必须相互合作;对文旅产业来说,则更强调合作乃至融合发展,如全域旅游、旅游+,等等。

 

会奖旅游作为一个与经济社会发展有着千丝万缕联系的大市场,要求会议业者必须有人脉、懂市场、能策划、会经营,更要善于公关协调、借势借力,才能把会议不仅办得像样儿,还能办得更专业和有影响。会议公司不是全能的,各有所长、亦有所短,尤其是在议题策划、项目设计、专家邀请、主持人选配上,必须强化硬实力建设,显示出功力与专业性。在不少情况下,在自己不太擅长的领域,必须及时延展能力,主动寻求合作,找到过硬的合作伙伴,确保把会议办好。

 

业者要想在会议市场立足,必须有很强的市场竞争力。政府部门越来越多地采取对外招标或单一来源采购以开销大宗的预算经费,成为一个普遍性的现实。如中国旅游报社2016年就参与了16个省市的26次采购和竞标;黑龙江省旅游委选择中青旅会展公司、安徽省旅游局选择图秀公司,作为其会议宣传营销活动的承办者。主要因为:一方面政府部门为了转变职能,要从具体会务琐事中解脱出来,另一方面为了规避经费使用风险,必须找有实力的会奖公司为其承担事务性工作。当然,旅游部门对会议公司的期望和要求也越来越高,选择的必须是一专多能或有专业背景的合作伙伴,不但能办会,还得是策划+办会+办展+宣传+“走账”等的高手。如果每年都办的会议和活动,仅委托了一两年就不再用你了,半数因素是对会议公司的服务不太满意。

 

3坚守市场,厚积薄发

 

会奖旅游的服务对象比较庞杂,因单位性质不同而对办会要求不一,如机关与事业单位不同,国企与非国企不同,研究与开拓起来应做具体分析。但有一个共同之处,即普遍存在利益空间小、审批程序复杂、付款周期较长等问题。超过一定金额的会议,就得走单一来源采购或竞标,这个环节的竞争非常激烈。要在这个市场立足,就不能因利少而不为,不能幻想一口吃个胖子或一劳永逸,而必须放低身段,从小处着眼,逐步积累,集腋成裘。

 

奖励旅游是一个政策敏感地带,主要是政策界限尚不够具体和明晰,就如同节假日发放福利一样,工会虽有些原则性规定,但可不可发,发什么,怎么发,相当一部分单位都在观望。因此,会奖公司的畏缩与徘徊是可以理解的,但这一市场又是现实存在的:一是在华的外资企业,每年都奖励员工旅游;二是入境旅游者中的部分境外奖励团;三是非国有企业或跨国企业,如完美公司组织的7000人赴美国旅游大团;四是一些企业利用淡季的外出考察、培训和会议。若想经营这个市场,就必须坚守住,咬定不放松,更加有针对性地开拓市场,不断积累人脉,才能打好基础。

 

奖励旅游作为对优秀员工的一种奖励办法,具有比奖金和实物更特别的激励功能,在一些发达国家已普遍实施,我国应该大胆地加以借鉴和学习。2013年国家发布的《国民旅游休闲纲要》第二(四)条明确提出,“鼓励企业将安排职工旅游休闲作为奖励和福利措施”,但是由于没有更加具体详明的政策条文予以支撑,致使在现实操作中,无法区分国家倡导的奖励旅游、福利旅游与党纪国法严打的公费旅游之界限,致使该项政策徒具空文,即使有经济实力的企业也不敢去涉足。破解这一难题,亟需有识之士大声疾呼,也企盼相关部门积极作为,尽快解决政策“悬空”,让政策福利加紧落地。

 

4把握尺度,稳妥发展

 

无论承办什么会议,依法合规、安全操办是底线性要求。从当前办会的具体实践看,要想让会议从筹办就安全稳妥,应该注意以下问题:

 

一是审批程序。任何带有官方背景和需财政经费支付的会议,都需要事先立项和批准,不同规格的会议由不同级别的机关批准。此外,还有每年会议个数的总量控制。因此,会议能不能如期举办,既要看申请与批复的时限,也要看是否在总量控制范围内。省市政府大多希望与部委厅局合办会议,但能否得以合办,主要取决于地方政府能否获得上级批准,即年度会议指标的使用。

 

二是主办单位。由于官办会议审批程序较严,审批规格也在提升,致使有时官办会议难以如期批下,而情愿退而让媒体或社团作为主办方。例如,2016年12月在吉林长春举行的国际冰雪产业博览会,虽然省委和相关部委局主要领导都出席了,但主办者并非官方,而是松散的区域性的中国冰雪旅游推广联盟。前年在贵州黔西南举行的国际山地旅游大会,真正的组织和操办者是贵州省旅游局,但在会标和手册上,却把中国旅游报社、同程旅游网排在了前面,当地认为这会更显客观公正和影响力。这类情况在全国其他地方也存在。

 

三是办会要求。在当前形势下,贯彻中央八项规定的精神,做到厉行节约、反对浪费,是一个既很现实又特严肃的要求。所有花费财政经费的会议和培训都要受到相应的约束和规范,甚至是国企自筹经费的会议和活动,也要加倍谨慎和留神。主要难点是,具体应注意的那些问题大多因地、因时、因会而不相同,需要预先研究和知悉,不可掉以轻心和想当然。例如,官办的会议有级别的划分与规定,一、二、三类会议的审批级别、出席人数都不相同,级别低的部门会议不能邀请地方领导,若几个会议套开就超出了人数限制;会议可否安排在旅游景区、可否在高星级饭店举办、可否在主席台摆放鲜花、可否吃桌餐和酒水,既非绝对不行,但有诸多的限定,必须预先搞清楚;以酒水为例,有的地方规定会议接待可用当地普通酒类,有的地方则规定中午接待不得饮酒,晚餐可以有啤酒、红酒,有的地方则规定任何接待都不得供应酒水。此外,像官办会议的机车乘坐标准、住宿标准、餐饮标准、讲课付费标准等,都应该预先了解或及时与当地沟通,以避免无谓的麻烦和风险。

 

综合当前面对的诸多因素和形势,作为中小会议业者应该耐住寂寞,稳住阵脚,苦练内功,苦熬硬撑。在这个前提下,主动深入研究市场,看清市场空间之所在,才可能找到立锥之居和发展空间。

    

摘自2017年1月17日《中国旅游报》