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一场MICE活动的成功取决于什么?

作者: 时间:2017-10-20 Tag:一场MICE活动的成功取决于什么?

由《商旅专家》主办的MICE目的地营销沙龙于2017年9月18日在北京昆仑饭店圆满落幕,各大境外旅游局及MICE行业大咖为大家分享了市场动态、成功经验等干货,小编特整理了现场内容与大家分享。

 

一场MICE活动的成功取决于什么?

 

 

中智商展(北京)国际会议展览股份公司运营总监李娜

 

说到MICE,大家都知道是会议、奖励旅游和活动展览的概念。但我对它有不一样的理解:MICE也可以说是项目管理Management、创意Idea、合作Cooperation和现场执行Execution,这四部分完美融合就将造就一场成功的MICE活动。

 

项目管理

 

首先我们来谈谈项目管理,它是MICE活动最基本的保障。项目管理可分为五个模块:项目总负责、活动管理、接待管理、技术支持和VIP及应急管理。

 

 

项目总负责就是对项目做一个整体的把控包括项目进度和统筹及协调资源,作为项目总负责一个重要的职责就是项目整体的把控以及和客户的有效沟通,并对重点问题、原则问题等做的方向性的指引。

 

一般大的MICE团组都会有Event部分,流程主管负责对把控整个活动的内容和流程把控;活动主管负责现场资源的管理包括场地搭建、现场设备灯光等等;活动接待部分需要负责现场的座位协调、礼仪演员、嘉宾等等;另外我们还有专门负责VIP和物料的人员。更重要的一点,根据活动的要求,提前做好充足的备案,才能最终保证顺利的实施。

 

和活动部分相比,接待部分更加繁琐,从签证、机票、场地、酒店、物料到地接、接待人员等等。我们选择目的地时,会从上述多方考虑,比如场地酒店资源,签证的难易程度,机票的资源匹配,以及地接社的实力。

 

在技术支持上,现在大型的MICE团组都需要技术支持,包括活动邀约、注册渠道、信息管理等,在前期的时候主要是信息发布和收集,在现场会议执行时例如签到、人流分布、紧急通知,个人日程的安排。技术支持最重要的部分是会议交互方面,活动前期预热、现场互动、会后反馈等。

 

VIP服务是整个项目中最突出的一点,针对于VIP我们有专门的小组。从签证机票开始,根据VIP客户的行程安排选择最合适的方案。另外应急管理这一部分,我相信大家在这么多年的项目操作过程中一定会碰到各种各样的突发状况,比如说拒签、航班超售、航班延误、境外护照丢失、会场断电甚至是导游罢工。我们只有做好充足的备案才能在遇到这些突发问题时临危不乱。

 

项目创意

 

我们刚才说的项目管理是所有MICE公司都应该具备的实力,项目创意才是你赢得这个项目的关键。首先我们要对客户的需求进行分析,然后罗列一些目的地和客户的价值观相匹配,和客户进行沟通,最后我们的创意才能完好地体现出来。

 

我们在对客户的项目进行分析时,要知道他的企业文化、人员构成、预算、活动目标及活动时间。了解这些之后,我们就要对目的地进行分析,从这些方面分别进行考量:接待能力,场地、航班运力、酒店容量、地接实力;签证的难易度;根据客户的预算进行筛选哪些目的地更具吸引力;一些政治因素例如外交方面、国际安全局势;旅游局、推广公司和目的地资源方对我们的支持力度等等也都属于考量范围之内。

 

甄选之后,我们会给客户两到三个方案进行选择。方案主要以日程安排和创意活动这两方面为主。在日程活动中我们从心出发,为客户排列组合温馨舒适的日程;创意活动方面,我们要把客户的企业文化和目的地的价值观融合在一起,让客户是主角,有代入感,才能真正体会、融入这个目的地。

 

在进行创意时,要先整合目的地的各种资源,其最大来源方就是地接社,地接社对当地的情况更加了解,可以协助我们进行可行性行程推荐等。接着汇总旅游局和推广公司的官方渠道资源。我们还会通过网络平台获得一些信息融合到创意之中。这些资源都汇总之后,项目小组就会进行头脑风暴,将这些资源与客户的价值观和需求进行结合,加入我们的创意,最后方案制作呈现。要提到的一点是各方的有效沟通会增加与客户的信任,使得项目更加顺利进行。

 

项目合作

 

有了好的创意和执行团队,项目已经成功了一半,接下来靠的是什么——合作。 

 

我们期待与旅游局的合作有奖励政策上的支持,比如可以赞助前期的考察、一些费用的减免、甚至是现场的礼品;在操作方面,签证、出入境是否可以有特殊渠道安排给我们的大型团组;现场是否可以有一些创意的欢迎仪式或者提供有当地特色的场地或是邀请一些重量级人物,让活动层次更高。这些都是我们希望旅游局可以合作支持的。

 

和目的地资源方的合作,航空公司、酒店、地接社等等,只有这些合作顺畅了才能保证项目的顺利进行。航空公司是否能确保舱位避免超售、酒店是否能给最迟期限、当地是否配备优质导游和车辆资源、甚至活动现场是否配备中文服务等等,这些都是我们要磨合和合作的地方。

 

项目实施

 

合作之后来说说项目实施,实施的成败决定了这个项目的效果。有句话说,人选对了什么都对了,不仅是对主控及操作人员的选择,对一线服务人员的选择同样非常的重要,他们直接与参会嘉宾接触,是整个项目呈现的最终体现环节,关系到项目的成败。

 

现场实施我们分为几个模块:从机场到酒店入住到活动场馆,从车辆到行程中涉及到的景点、购物、餐厅。所以说一个好的导游和一线工作人员是非常重要的,因为他们要带领客户把各个场景串联起来,要引导客户体验项目的精华。

 

说了这么多,我们再回到MICE这个词,MICE是什么?MICE更多是对资源的整合和把控,MICE可以让客户对我们的各种目的地资源有更深入的理解和体验。当MICE遇见你,遇见在座的各位,我们希望MICE将来走的路更加专业,谢谢。