左移 右移

企业差旅管理系统之二——差旅管理系统流程

作者:陈虎 时间:2013-06-17 Tag:企业差旅管理系统之二——差旅管理系统流程

                                                

作者介绍:陈虎先生,清华大学经济管理学院博士后,现任中兴通讯副总裁, 

其规划设计的中兴通讯商旅管理模式,成为中国企业商旅管理实践的最佳典范。

    建立完善的差旅管理系统,一方面需要大量描述性语言说明差旅管理系统的参与人员、角色定义、系统功能,同时必须用流程图的方式描述信息系统,把描述系统处理和信息流集中反映出来。

    完整的差旅过程按照时间纬度划分可以分为三个阶段,分别是出差前、出差中和出差后。如图1 所示,差旅管理系统需要全面完整的支持该流程。


图1 企业差旅管理流程图

    同时,企业差旅管理过程又是一个生生不息的差旅循环,笔者将差旅循环定义为一系列步骤,这些步骤最终完成企业差旅活动,生成差旅结算数据。如图2 所示,差旅循环重复发生于每个差旅行为中,主要包括以下步骤:


图2 差旅循环示意图

1、员工提交出差计划,进行事前控制,避免无效差旅;

2、管理人员审批出差计划,预先进行预算控制;

3、员工提交的机票酒店统一预订,真实透明采购价格;

4、差旅管理公司进行统一支付,预先垫资;

5、出差人员完成差旅,填写差旅费用申请;

6、管理人员审批差旅费用,同意相关费用列支部门;

7、财务人员审核详细差旅开支,记录相关差旅费用;

8、差旅结算人员定期与差旅管理公司对账,统一结算。

    差旅管理的八个步骤需要耗费员工和管理人员大量的时间和精力,前面七个步骤发生频率与每次差旅行程同步,最后一个步骤定期发生,是下一个结算周期的开始。

    通过差旅业务分类来实现对企业差旅管理进行建模,我们可以定义,业务过程是完成企业差旅循环的一系列活动,业务过程可以包括好几个活动,可以用一个事件来表示业务过程的单一活动。业务过程包括:差旅计划过程、差旅预定过程、费用报销过程、差旅结算过程。事件包括业务事件、信息事件和管理事件。

    企业差旅管理系统的主要流程如图3 所示,该系统流程图定义各个基本业务模块的功能和接口关系,可以将基本功能模块进一步细分到事件(活动),设计各个活动的详细业务处理过程。


图3 企业差旅管理系统流程图

    差旅管理系统的核心是流程,是企业差旅管理所有参与人员跨越时间和空间有序的业务处理活动,有起始点和终结点,有明确的输入和输出。差旅管理系统流程的实现应当遵循从差旅循环——差旅管理基本流程图——差旅管理子流程图——差旅管理系统说明书的流程细化方法。

    以差旅预定过程为例,预定子流程示意图如图4 所示,预定子流程根据员工查询和相应请求关联对应的审批单,判断支付状态,从而生成订单。一旦订单生成,系统可跟踪订单状态。


图4 企业差旅预定流程图(示意图)