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企业商旅管理的艺术——中兴通讯的最佳实践

作者:商旅专家 时间:2013-10-14 Tag:企业商旅管理的艺术——中兴通讯的最佳实践

                              陈虎先生,清华大学经济管理学院博士后,现任中兴

                              通讯副总裁,其规划设计的中兴通讯商旅管理模式,

                              成为中国企业商旅管理实践的最佳典范。



中兴通讯股份有限公司(以下简称“中兴通讯”)是全球领先的综合通信解决方案提供商。公司成立于1985年,在香港和深圳两地上市,是中国最大的通信设备上市公司。经过二十多年的发展,中兴通讯目前已成为国际前五的通信方案提供商。在保持规模适度扩张的同时,公司更强调稳健经营、健康发展。2012年公司营收842亿元人民币,其中国际市场占比53%;服务全球140多个国家/地区的500多家运营商

一、中兴通讯的商旅之路

出差,对中兴通讯的员工来说,这是再熟悉不过的字眼。每天中兴通讯都有很多员工辗转在出差的路上,为全球客户提供及时的服务和整体解决方案。做为一个跨国公司,差旅费用已经成为中兴通讯财务报表中的第三大成本。如何降低差旅成本,逐渐成为公司管理层关注的问题。于此同时,频繁出差的员工更加在意的是,传统的差旅模式给他们本来就繁忙的工作带来了诸多困扰。

2008年以前,中兴通讯在企业商旅管理中耗费了巨大的成本,从预定的时间耗费、票据的核查、审批到报销、差旅数据报告的出具,员工个人和公司均付出了大量的人力、时间成本,而且无从统计。

“企业差旅管理不只是费用控制的问题,它更是一个企业管理水平、管理效率的体现。从差旅管理政策的制定、执行,企业差旅政策遵从、差旅数据分析以及差旅全流程服务,到与财务报销和预算管理的无缝连接和过程控制,都在体现着企业管理的效率。另一方面,差旅费用也是与企业所有部门和大多数员工密切相关的费用,在企业创造价值的过程中起着重要的“推动器”作用。”中兴通讯副总裁陈虎这样来描述企业商旅管理的重要性。

为了实现对业务的全面支持和精细化管理,2008年起,中兴通讯成立了自己的商旅中心,致力于建立高效的差旅管理流程和系统,为员工商务出行提供全程无忧的商旅解决方案, 实现Easy Trip 、高效办公。中兴通讯的商旅中心承载了差旅费用管理的创新模式,成为企业内部集管理与服务功能于一体的、全面智能的差旅平台。

今天,在中兴通讯西安的商旅中心,每天处理着全球员工提出的出差请求,为员工规划者航线,选择酒店,并实时为全球员工提供任何状况下的服务。

二、中兴通讯的商旅管理

中兴商旅为员工规划了美妙的商旅之行。

中兴通讯的员工出差,可以通过中兴商旅系统网上预订或通过商旅热线预订机票、酒店;持身份证登机、入住酒店,全程无需机票和酒店发票,无需要支付机票款和酒店住宿款,公司统一与航空公司、酒店汇总结算。出差后商旅系统自动完成报销,无需员工个人提起申请。员工在商旅出行时,无需再面对繁杂的手续、杂乱分布的信息,繁琐的整理,实现全程零负担通行。

纵观这次差旅之行可以看出,中兴通讯精简大量重复流程,员工出行轻松,企业流程高效。除此之外,中兴通讯的商旅管理模式节约了大量的社会资源耗费,以统一支付后的行程单和银行结算单据为例,中兴通讯一年节约的纸张就相当于1400多辆汽车一年的碳排量,低碳环保。

 

三、中兴通讯的实施效果

通过建立基于互联网的全面商旅系统,中兴通讯实现了员工差旅的在线信息查询和预订、全球数据跟踪、差旅费用报销的自动生成、与企业财务系统自动整合的全流程管理。借助于商旅管理系统,中兴商旅中心可以在任何时间、任何地点,实时掌握企差旅过程中所有信息,并能够随时做出差旅计划和相关政策的反馈、评估和调整。     

1、 节约成本

通过和航空公司、酒店签订的大客户协议,建立集中采购的管理模式,可以使得差旅费用费用降低10-15%。这对中兴通讯来说,就意味着巨大的节约金额。

同时,再不会出现“阴阳机票”,也杜绝了“住宿虚报”。耗费大量财务精力去审核员工的行程和单据的行为成为历史。不合规的“福利制度”和“代理成本”消失了。

传统的差旅管理模式下,典型商旅隐形成本包括了预定和管理费用(包括政策制定、预定形成和其他费用占35%)、费用报告(包括费用处理和填写报告数据等占40%)审核报销成本(占25%高效商旅管理流程通过节约员工在差旅方面的时间占用,以及减少公司在监管差旅方面的付出大大压缩了这些成本,使其变成企业可以留住的“利润空间”。 

2、为员工提供满意服务

每位出差的员工,都可以体验中兴商旅一站式便捷的预订服务,出行前,员工登陆商旅系统,轻点鼠标,选择填写行程信息,生成每位员工关于即将预定、购买和保存的行程摘要。通过此摘要,商旅系统将为员工配置出合适的机票、酒店供其选择,商旅服务人员可为员工做出专属的、全程配套的出行方案。

从员工的所到之处或其将到之处,均提供统一的出行服务体验。 商旅中心打造完善的出行保障体系, 通过商旅热线或网络系统便可获得相关服务和帮助。与航空公司的大客户协议,通过商旅热线可最短时间内获得服务。商旅中心帮助员工实现商旅服务全程服务,让员工可以将精力集中在业务上。

3、科学的过程控制

中兴通讯为有效管理差旅费用,通过商旅信息系统工具,在员工差旅行程中加入众多管理元素,在差旅行程的各节点内置差旅政策,记录差旅行为数据,分析差旅过程数据,引导优化差旅行为,降低差旅成本。

员工出差通过商旅系统预订机票时,商旅系统会记录、提醒提前员工预留最优的预订天数;系统同时将会提醒员工在价格和时间上平衡选择适宜的机票,不能过度追求某一方面。商旅系统可将每个员工、每个部门的订票提前期、平均折扣率、全价票率、工作时间飞行率等差旅过程信息推送给各级管理者,便于管理者更好地督促部门员工合理规划差旅行程。

4、及时相关的智能信息

员工出差过程中的数据里蕴藏的丰富的信息,是企业节约成本、提高效率的机会,而抓住这个机会,就需要企业有强大的信息报告和解读能力 。

在中兴通讯,商旅系统可通过预定数据产生多维度智能报表,支持多种分析组合,大额支出的追踪。并针对员工个人、部门管理者、政策部门、财务部门定制智能多维的分析报表,为个人差旅规划、政策制定、费用管理、预算控制提供决策支持。 

透过商旅中心提供的定期商旅报告,可以了解最常出差的岗位人群,热门的出差地点,出差的原因、时间、主要交通工具,差旅费用的部门分布。这对公司争取更具针对性的机票和酒店折扣价至关重要,帮助企业了解所有费用支出的合规性、合法性和合理性,为企业进一步修订差旅政策、改进差旅管理、进行差旅费支出的控制奠定数据基础。

中兴通讯的最佳实践

1、高效集成的商旅管理系统:通过集中统一的商旅管理中心,实现员工差旅的在线信息查询和预订、全球数据跟踪、差旅费用报销的自动生成、与企业财务系统自动整合的全流程管理。

2、集中采购:通过数据分析,对热点航空公司、热点航线、热点酒店,通过签订全球协议,得到较好的价格保证。通过航线设计和政策引导,鼓励员工采用协议价格。

3、明确的差旅政策并及时监控:明确公司的差旅政策并向全体员工宣传,建立一个成本节约和员工满意的平衡的差旅政策,并通过差旅行程内置差旅政策,记录差旅行为数据,及时反馈政策执行,优化差旅行为。

4、全流程管理,预算控制:实现企业差旅政策遵从、差旅数据分析以及差旅全流程服务,到财务报销和预算管理的无缝连接和过程控制,从无序向事前预测,事中服务,事后报告转变。