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开放式的商旅管理 适合你们公司吗?

作者:商旅专家 时间:2013-11-18 Tag:开放式的商旅管理 适合你们公司吗?

香港四海总经理 高思伟(Jonathan Kao)




    高思伟先生,毕业于加拿大多伦多大学经济学专业,持续进修并获得了香港城市大学的电子商务课程硕士学位和全球认可的特许金融分析师(CFA)。现任香港四海HKFS-TSI中国地区总经理,带领着专业的团队为中国的商旅市场服务。


什么是Open Booking

近年,旅游科技蓬勃发展,于是开始有公司提倡一种新的差旅管理理念,即开放式的商旅管理(Open Booking)。对于很多大型的差旅公司(TMC)来说,他们表示其实开放式管理不是什么新的概念,换个说法,其实就和非主动商旅管理(Unmanaged Travel)一样,给员工空间去按照自己的喜好去进行商旅预订。

这个说法只是对了一半,在一个开放式商旅管理的环境下,每个员工确实可以按照自己的意愿去进行预订和出差上的安排。但是通过现今的科技,理论上所有的预订还是可以通过一些数据整合的公司或者系统传输到总部备份和分析,而最重要的是,企业可以从这些数据中获知每个员工在任意时间的所在地和航班信息,遇到突发事件时候可以进行一些危机的应变,员工的个人安全在很多的企业是非常重要的一环。

一份最近在美国进行的调查显示,约有12% 的商旅管理经理(Travel Manager)支持开放式商旅管理,50% 左右抱着观望态度,而38% 则表示反对。

Open Booking 适合你吗?

开放式商旅管理还是一个比较新的概念,暂时很难下定论到底是对企业有没有良好影响。我们先分析一下好处与弊端。

在员工的角度,开放式肯定是好的,因为可以按照个人的喜好,通过自己熟识的预定渠道进行预订,实质的好处包括里程分数类型的奖励和会员地位的提升等等。网上预订的兴起也提供了很多不同的工具给非专业人员去了解和安排行程,搜索航空公司直销的特价机票和酒店。新一代的员工也是在网络上比较精通,同时也是喜欢自己“落手落脚”的自助形式去安排自己的出差路线,因为他们自己平常的旅游很多时候也是通过和依赖网络上的资源去编排。还有一点就是可以解决一个让无数商旅管理经理头疼的问题—— 即员工提出“我在网上看到的价格比指定差旅管理公司提供的便宜。”的问题。

谷歌(Google)是其中一家支持开放式管理的企业。在美国和欧洲,谷歌的员工可以通过他们自己内部开发的系统进行预订,同时也可以在外面任何渠道进行预订,只要整个行程不超过他们公司为每个线路和城市订立的预算准则。如果达到任何节省,该金额的一半可以留作下次出差进行升舱使用,在年底前如果有盈余可以捐给员工指定的慈善机构,但不可以提现。

但是毕竟不是每家企业都能够想谷歌这样有能力和资源去开发内部系统。开放式商旅管理也有一定的弊端,最主要的一点是企业很可能对他们的差旅管理失去了控制权力,提高了供应商谈判的难度。举个例子,对于和航空公司和酒店的谈判,因为所有的预订很可能是通过不同的渠道发生,同时,航空公司和酒店会觉得企业已经没有办法去鼓励人员乘坐某一家航空公司,从而取消提供给该企业的优惠协议。

另外一方面,在危机管理方面,虽然理论上企业都可以得到员工的出差信息,但是出现了地域性的危机需要紧急疏散时候,因为该员工是通过一些散客的渠道进行预订,因此未必一定能够得到像TMC 的专业人员协助进行快速撤离。

对于员工的生产力和非专业性的考虑,企业是否希望自己的员工在工作时间内花时间去搜索机票和酒店而影响了自己的主要业务,同时,因为并非每个企业人员都对商旅有专业的认识,所以很有可能最终的预定相比TMC 的人员提出方案未必一定能够达到节省。

最后一点就是数据整合的问题,虽然现在有各种系统宣称可以提供全面数据的整合,但是毕竟数据产生的途径多了,数据是否统一和准确的问题一定是会复杂化,这些都是一家企业在商旅管理定案方面要考虑到的问题。