左移 右移

“合规”主导下的药企会议新趋势

作者:商旅专家 时间:2013-12-11 Tag:“合规”主导下的药企会议新趋势

专访资深跨国药企采购 王洪森

 

2013年年中的GSK事件直接将医药企业会议市场带入寒冬,高度依赖药企客户的会议行业随即呈现出一派低迷景象。在市场剧烈跌宕之后,药企会议产生了哪些变化?未来趋势又如何?通过专访,资深跨国药企采购王洪森将从以下多角度解析药企会议变化及新趋势。

 

GSK事件后 合规成药企会议主旋律

GSK事件使医药企业采购明显收紧,这种收紧是在合规部门和财务部门的强大合规要求下所做出的动作,实质上,采购部门对于供应商的评估系统是在添加了更加详细的合规要求的基础上的新要求和新规定。对于新的会议供应商来讲,GSK事件后要进入药企的供应商名单将面临更加严格的“合规”审核,也就是说,以往对供应商相对“宽进严出”审核原则转为“严进严出”。“合规化”是市场发展的大势,对于供应商来说,这样的大势带来的既是机遇也是挑战。“合规化”帮助合规、优质的供应商们剔除了诸多竞争对手,但若想成为医药企业稳定的长期供应商,也就需要花费比过去更多的精力。

 

区别对待不同会议 精准审核评估供应商

对于供应商的审核和评估,王洪森认为,只粗略地每年做简单的几次评估是远远不够的,若以每个会议为单位进行评估,其结果就要清晰得多。并且,针对不同的会议要用不同的标准,区别对待,分别侧重不同的考核重点。王洪森解释:“区别对待的原因显而易见,上千万的项目和万元项目的审核标准自然不同,但也要注意大型的会议实际上更易合规,反而是相对较小的会议需要提高警惕,谨慎审核其合规性。”

 

对于会议的评估可以利用短信平台实现。“会后我们会及时将编辑好的问题以短信形式发送给所有参会人,参会人所回复的答案通过加权平均运算,最终评出会议质量的分值。一般来讲,一个中型供应商每年可举办约百余个会议,全年累计的评分结果即可直观反映出供应商水准。再以评分为标准划分A、B、C供应商等级,长期表现不佳的供应商则将被清出供应商名单”王洪森道。


对于选择新的供应商进入供应商名单来说,通常条件相对稍宽松,但要想成为稳定一员却并非易事。从开始进入时的C级供应商要走到A级供应商行列需要其做出较大的努力。“相对来讲,上市或有海外背景的供应商由于其自身特点,更易做到合规化。”王洪森说。

 

建立“基准线” 有效控制会议成本

药企会议多以大型为主,针对大型会议的成本控制问题,王洪森认为“成本拆项管理”和“需求管理”不失为有效方法。

 

成本拆项管理即对会议成本进行拆分,以航空、酒店、餐饮等分项对成本进行控制。“很多公司都会进行成本拆项管理,但需要注意的是,如果拆分不够细致,依然会产生许多浪费。”王洪森说道。通过成本拆项管理不仅可以减少不必要的浪费,通过长时间的数据积累,还可形成一套“基准线”,用于衡量之后每次会议的成本是否合理,并以之作为参考进行调整。

 

需求管理建立在成本拆分的基础上。在对成本进行拆分后,可以看出哪些需求并不合理,哪些需求搭配不当。例如,一些会议策划人经验并不丰富,有时为了选择价格较低的餐馆,很可能搭进更多的交通费用,得不偿失。而通过对比以往的基准线则可以调整使其平衡,将高出的路费用于提高餐饮标准,避免单一追求单项成本的节约反而影响了整体成本的情况,从整体上优化了成本配置。“一般来讲,发出需求的部门与控制成本的部门不是同一个,这样的情况下,各部门需要注意配合,才能有效控制成本。”王洪森补充。

 

基准线的形成需要大量数据的积淀,但由于各部门工作范畴的局限,很难做到所收集数据的完整性,因此,跨部门沟通(Cross Function Communication)是最理想的形式。王洪森分享道:“在一年的年初,包括市场部、销售部、财务部、采购部、合规部等相关部门需要就新一年有哪些项目、每个项目对公司的影响等进行沟通,对项目进行重要性排序,再对照基准线预先调整预算,在事前和事中进行成本管控。”

 

医药企业会议的变化与新趋势

2013年医药企业会议在规模、地点、形式上均有或多或少的变化:

 

一,海外会议减少;

 

二,由于诸多药品进入保护期等原因,医药企业价格压力增加,因此花费在会议上的成本变少,加之GSK事件影响,会议规模在继续缩小,人数在减少,花费也随之削减;

 

三,形式上越来越多的分会取代大会,“大会变小会”更易于管理,同时更节约成本,也避免了大会造成的资源争抢。

 

医药企业会议在诸多方面都显现了新趋势:例如会议量递减;所邀请人员越来越精华;很多医药公司列出重点客户名单,因此“靶向”性增加;近途会议增多(多在中心城市或周边);会议形式多样化,例如主会场与分会场结合,电话会议和网络会议增多等等。

 

    王洪森还分享道,以往的网络会议所占比例不足5%,而目前这一比例已上升至5%-10%,并且成持续上升状态。随着这一形式被越来越多人接受,加之网络会议中互动环节等技术点被攻破,这一数字还将持续增长。因此,如何控制参会者是否在线,互动情况如何是供应商们急需解决的问题。