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整合出差审批流程 迎接现代化的商旅管理

作者:商旅专家 时间:2014-01-02 Tag:整合出差审批流程 迎接现代化的商旅管理

香港四海总经理 高思伟(Jonathan Kao)


高思伟先生,毕业于加拿大多伦多大学经济学专业,持续进修并获得了香港城市大学的电子商务课程硕士学位和全球认可的特许金融分析师(CFA)。现任香港四海HKFS-TSI中国地区总经理,带领着专业的团队为中国的商旅市场服务。 


现在普遍的流程

    很多行外的人不知道商旅流程的复杂性,觉得不就是买一张机票,订一间房间这么简单。其实,在这只是在整个流程里面的其中一个环节。在国内,绝大部分的大型企业在出差管理上都还是停留在使用大量的纸张用作人工的审批和记录存档。稍为进步一点的公司会通过邮件的审批,部门主管收到了出差申请,然后回复邮件作为通过审批,到了最后结算的一个步骤财务部门一般还是要求把这个邮件打印出来作为一个付款的凭证。过于复杂的手工流程导致大量的人力资源投放在这非生产性的工作上,有很多企业还设有专人处理这个工作导致隐性成本增加。


    以下是一个典型的出差会接触到的部门和人员:

  

出差阶段

 步骤

过程

相关部门,人员

出差前 (Pre Trip

1

意识到要出差和得到批准

出差人员,出差人员上司,商旅部/行政部

 

2

预定和选择机票和酒店

出差人员,行政部,商旅公司

 

3

出票和预定确认

出差人员,行政部

出差中

4

出差和应酬费用产生

出差人员,财务部 -公司信用卡,人事部 (安全考虑)

出差后(Post Trip)

5

报销申请

出差人员,出差人员上司,商旅部/行政部,财务部

 

6

供应商付款

财务部,商旅公司,供应商

 

7

商旅费用的成本分配

财务部,行政部,出差人员的部门行政,出差人员的上司

 

    从上面可以见到,简单的一个出差,就起码有7个以上的流程和牵涉到多个不同部门,而且很多企业还有自己内部的流程这里没法一一的罗列出来。另外一个问题是,这些环节都是通过不同部门没有对接的系统进行,还有一部分可能是在纸张上的记载,如果需要翻查一个记录,是十分困难和耗时间。

 

流程整合的好处

1. 无纸化办公室

    通过系统的电子化,审批记录都存在系统数据库内,不需要通过纸张审批,电子记录可以永远保存,便于翻查。


2. 增强差旅政策执行力度

    差旅政策可以锁定在审批系统内,所有违反政策的要求会被系统自动拒绝,只有合符政策范围之内的申请才需要领导的审批,这样可以减轻审批者的工作量(只需要审核出差的原因是否合符业务上的需求而不需要研究出差的方案是否合符差旅政策)和减低违反政策的出差。


3. 增强员工安全管理

    审批和报销系统内有所有出差人员的出差数据,包括日期,航班,下榻的酒店,在遇到特发事情时候可以迅速的找到相关信息和联系方法。


4. 提高商旅数据的准确性和深度

    很多时候出差人员在预定时候没有提供财务部需要的成本中心或者项目号,而出差完成和付款,财务部门对本次出差的有关成本分配时间上不匹配,导致去追寻有关数据时候有一定的难度。通过报销系统和审批系统的整合,系统可以设定在出差人员提交审批时必须同时提供成本中心号和其他内部需要的信息。这样可以让出差数据更完善,也减低了时候追寻数据的内耗,提高各部门的工作效率。


5. 缩短审批时间

    现在航空公司给出的出票时限很短,有很多时候国内特价票都是需要当天出票。审批流程过长会导致错失了使用特价票的时间窗口,例如很多时候本来是有一个六折的特价可以使用,但是因为没有得到相应的审批,最终预定只能使用九折票等等。


6.减低非生产性的工作成本

国外的一些研究指出,一家普通的企业采用传统模式来进行商旅的审批和报销流程,每一个审批会花费了相等于人民币300元的内部资源,如果企业一个月总出差量是100次,就等于花了三万元在内部成本上,如果自动化了,这些人力资源其实都可以投放在对生产力有帮助的工作上。


所以如果能够简化或者把这些流程电子化了可以很大地提高企业商旅上的节省和减低人力资源的内耗,同时在不同部门不同方面也可以提高效率和用户体验。市场上有多种的系统可以选择,同时也可以按照企业的特殊需求和背景去进行定制。专业的商旅公司(TMC)基本上都可以提供相关的信息,让企业可以很方便的先去进行前期了解,内部研究;在选定了合适系统后协助设定和实施。