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主动变革 迎合“合规”大潮

作者:商旅专家 时间:2014-01-06 Tag:主动变革 迎合“合规”大潮



专访诺和诺德(中国)制药有限公司高级采购经理 廖晨阳


2013年GSK事件让药企地震波及颇广,但诺和诺德(中国)制药有限公司早早出招,成功闪身避开了这场动荡。本期诺和诺德(中国)制药有限公司(以下简称“诺和诺德”)高级采购经理廖晨阳通过专访分享了其针对“合规”所作出的解决方案与操作方法。

 

利用直付和超PO控制 甩开合规风险点

由于合规风险点多由于旅行社代付费用产生,为从根本上尽可能规避,诺和诺德针对其每年诸如POA会议、周期会议等大型会议,均采用直付第三方的方式。“直付甚至直谈酒店等第三方,不仅仅清晰了花费的真实性,更进一步降低了成本。”廖晨阳说道,“我们自五年前开始对第三方进行每年两次的抽查,但为进一步保证所有会议行程合规,我们从2012年年初开始实施直付。国内酒店必须直付,除旅行社自身资源,车公司等等其他第三方我们也尽可能以直付的方式进行结算。”


当然,所有变革都会带来或多或少的阵痛。对于供应商来讲,企业支付第三方可能会为执行阶段管理第三方带来挑战,针对旅行社业务考核方式、人际关系等等也带来不同程度的影响。为解决这些问题,诺和诺德在照付供应商服务费的基础上,与旅行社领导层协调更改业务部门考核方式,与第三方签订协议确保旅行社执行阶段的管理权。加之直付本身更利于合规,且占用旅行社更少现金流,这些先天优势使得直付成为合规的有效解决方案之一。


“目前,直付的方式还限于国内会议,由于外汇限制,国际间直付还并没有实现,这一点还有待寻求更好的解决办法。”廖晨阳补充。


除直付以外,“超PO(Purchase Order)控制”也是保证会议合规的又一利器。超PO控制旨在做好更细致的前端控制,避免事中、事后才发现问题。“很多会议在申报和具体实施时会有特别大的变化,不仅仅在预算上,有些甚至直接更改行程,这些都是合规会议绝对不允许的。诺和诺德自三年前开始实施超PO控制,其中甚至细致规划到行程该配置班车还是专车,每一辆专车的路线是否必要,价格是否合理;审查出差中的分房名单,住房天数等,如果非必要或不合理,则会提醒供应商取消或调整,以避免之后零散用车、零散就餐、增加住房等带来的额外费用。”廖晨阳解释,“我们的系统是‘超一分’就需要申报,因此,行程所有更改和变化都要提前通知采购部门,也就在事前最大限度的保证了会议的合规。”在超PO控制实施前,诺和诺德约30%的会议有或多或少超预算的现象出现,但经过控制,2013年全年只有1单出现超预算,原因是会议人数增加,可以说效果十分显著。


在进行直付、超PO控制的同时,诺和诺德在与供应商的合同、合规函、每年供应商大会的培训上,均针对合规重点要求,早早规避了风险。

 

加大抽查力度 合规无死角

目前,合规的控制难点在于各区域的小会,做到事先对小会的全面控制难度较大,虽然事后通过审计可以发现存在的问题,但事后才发现问题终究存在隐患。对此,廖晨阳希望在公司的9个大区内,尽量逐渐减少小型供应商数量,以便于管理和实现合规化。但实现这一步还需要时间,目前来讲,“抽查”是可行的方法之一。法律部门自行或会不定期委托出差的同事到目的地周边的会议现场,抽查会议人数、讲课人、会议内容等现场实际情况,以核查会议的真实度和合规程度。

 

奖罚分明 公正透明管理供应商

据廖晨阳介绍,诺和诺德目前选择供应商分为以下几个阶段:


海选阶段,即公司内部任何人都可以推荐供应商。所推荐供应商只需满足例如必须是直营店,而不可以是门市店、分包店,经营时间超过2到3年等基本条件即可进入下一轮评选。


RFI阶段,即信息请求阶段,进入这一阶段的供应商需要提供更详细的自身信息,同时将得到不同的实际案例,针对案例提出解决方案。这一阶段中,采购部门不仅要审核供应商报价;更要针对其推荐怎样的酒店、场地;如何搭配资源,例如需要多少人员,每个人负责的内容等等进行分析,以考核供应商是否合理协调、搭配资源。


一旦审核合格签订为供应商,诺和诺德将对其进行一年两次的KPI评估(Key Performance Indicators,关键绩效指标),其中包括中标率、服务质量等考核标准。中标率的考核旨在避免供应商无故弃标带来的负面影响。平时服务质量的考核则是由参会人和供应商共同完成。


“凡是百人以上的大会,或是会中发现明显瑕疵的会议,我们都会在之后召开‘会后会’,由采购部门做协调,与业务部门和供应商三方沟通,公正透明的提出会议存在的问题,以提醒日后改进。当然,如果出现供应商处理特别好的事件,我们也会在所有供应商中间点名表扬,让大家学习借鉴。”廖晨阳分享。


此外,供应商前后报价的一致性、发票准备的准确性等等也在考核中占据一定分数,供应商在考核中如果低于2分,将被直接清出供应商名单;2-3分则再有一次机会改进;3-4分的供应商需要具体评估;4分以上的供应商将得到直接续约,并获得缩短15天账期的奖励。

 

药企会议采购新趋势

廖晨阳认为,药企会议的合规大潮中,企业好的流程和好的制度必不可少,但执行更是重中之重,“合规是双方,甚至是三方共赢的,因此推动合规是必须要做的事情。”虽然药企会议未来趋势并不被看涨,但廖晨阳预估,虽然业界整体会议量可能有1\3到1\4的下降,但诺和诺德由于较早地适应了合规流程,并没有受到GSK事件冲击,因此2014年采购量将不会有太大变化。


此外,廖晨阳还分享道,诺和诺德也将更多考虑会议选址的必要性,将以中心城市为主,杜绝“为开会而开会”的现象。其中目的地是否有直航,会场是否够大,分会场是否够多,是否有足够的双床房而非大床房都将是选址时的考虑因素,总而言之,满足会议要求的硬件设施是诺和诺德选择会议场地时考虑的第一要素而非其他