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企业差旅管理报告

作者:商旅专家 时间:2014-01-16 Tag:企业差旅管理报告

   

中兴通讯副总裁 陈虎


作者:陈虎先生,清华大学经济管理学院博士后,现任中兴通讯副总裁,其规划设计的中兴通讯商旅管理模式,成为中国企业商旅管理实践的最佳典范。


    企业费用管理是一种花钱的艺术,把减少成本与增加企业的竞争力、增加员工积极性与创造性、增加企业的顾客满意度联系在一起,才是有艺术的成本控制。差旅费用是企业除人力资源成本以外的第二大费用开支,实施企业差旅管理可以有效提高费用使用效率。一般来说,企业差旅管理包括计划、预订、出行和结算四个子流程,企业的差旅政策、行程预定、结算支付、费用账单和差旅管理报告五个关键节点共同构成差旅管理的良性发展。

 

差旅管理不仅仅需要企业差旅政策的完善和有效执行,还有赖于差旅数据分析和管理报告来进一步提升。企业员工出差过程中发生的各种信息里蕴藏强大的能力,可以通过收集分析差旅数据,挖掘出大量节约成本、提高效率的机会。一份及时、准确、相关的差旅分析报告,是企业进行差旅管理的重要工具。没有详尽数据和有效的分析,就无法进行控制和管理,也无法进行持续的优化和改进。

 

一、差旅管理报告的作用

    企业通过在线差旅管理系统提供的强大的数据和报告模板资源,及时提供符合需求的差旅管理报告,可以有效帮助企业提高差旅效率,有效控制成本。差旅管理报告系统应该具有强大的数据挖掘功能,能够根据需要,提供每一笔交易的记录,并智能分析企业的差旅动向,

并对企业差旅政策执行的有效性提出及时、智能的提醒。

    

    差旅管理系统通过追踪预定数据产生多维度智能报表,利用多种分析组合进行差旅数据分析,出具针对员工个人、部门管理者、政策部门、财务部门定制智能多维的分析报表,可以有效的为个人差旅规划、政策制定、费用管理、预算控制提供决策支持。

       

经过数据整合后输出的差旅管理报告,让企业管理人员可以获知最常出差的岗位和人员,热门的出差地点,出差的原因和时间、主要交通工具、差旅费用的部门分布等,这对公司与航空公司和酒店等供应商进一步谈判,争取更优惠的折扣价至关重要。商旅管理报告还可以获知所有费用支出的合规性、合法性和合理性,员工对于差旅政策的遵从程度,为企业进一步修订差旅政策、改进差旅管理、进行差旅费用支出的控制奠定数据基础。

 

差旅管理报告中的热点航空公司、热点航线、热点酒店,帮助企业差旅管理部门与航空公司签订全球协议,以便得到较好的价格保证和服务承诺。在企业内部,通过航线设计和政策引导,鼓励员工采用协议价格;通过协议酒店的位置分布和价格谈判,引导员工优先入住协议酒店。

 

二、差旅管理报告的内容

企业差旅管理报告可以从几个维度来进行展示,从企业差旅管理的层次维度,可以分为员工、基层管理、企业整体;从供应商的维度,可以分航空公司、酒店等,并可以出具供应商监控监控报告;从政策执行维度来看,可以列示协议执行情况、差旅政策遵从情况等。

 

差旅管理报告的内容包括五个方面的内容,一是企业差旅管理概况,通过企业总体绩效指标和差旅费用开支水平的列示,了解公司当前的差旅管理水平和差旅预算执行情况;二是企业差旅费用构成,分析公司一段时间差旅开支的各项组成,清晰了解各项开支明细;三是差旅政策执行情况,通过分析公司差旅政策执行,来计算公司节省的差旅成本,揭示可以控制的潜在成本并反映企业差旅违规行为;四是供应商服务质量水平,通过及时性、准确性、投诉率等指标对商旅管理公司或者服务提供商进行分析和排名。五是员工满意度,通过定期的在线满意度调查,宣贯公司差旅政策,并了解员工对于差旅管理的建议和满意度水平,及时提醒管理者改进。

 

三、案例:某个企业差旅管理报告

Z公司整合差旅管理公司、航空公司、酒店、第三方支付公司的数据,通过在线差旅管理系统向企业员工和基层管理者提供高度个性化的差旅报告,并每个月定期出具向差旅管理部门输出差旅管理报告,如下所示:

 

 公司差旅管理概况:简单介绍当月及其年度累计公司差旅费用开支情况,各部门预算开支情况。

 

 机票费用分析:预定总量分析、平均折扣分析、航空公司分析、航线分析、机票舱位分布、提前预定期分析

 

 酒店费用分析:预定总量分析、城市分布、酒店分布、平均房价分析、房型排名分析

 

 协议供应商分析:协议航空公司分析、协议酒店分析

 

 差旅政策执行分析:机票两舱报表、机票退改签报表、未预定折扣机票报表、超标酒店报表

 

 员工差旅消费排名、部门差旅消费排名、出差员工满意度调查分析。

 

通过差旅分析报告的及时反馈和进一步运用,公司与使用较多的航空公司进行全球协议的谈判,在经常出差的城市洽谈协议酒店进行统一支付,并在差旅政策中引导员工优先选择入住。针对员工订票提前期较短的情况,公司明确了订票提前期的约束,并对少于订票提前期的部门进行排名公布。经过差旅政策不断优化,加上差旅管理报告的定期推送等举措,使得公司各级部门经理得以重视差旅管理。一段时间跟踪差旅数据的持续变化和改进,公司得到的显著的成本改进效果。


 订票预订提前期由过去的2.7天提高到5天以上; 

 

 航空公司票价总体折扣从85折降低到了70折; 

 

 主要城市协议酒店的入住率从60%提高到90%以上;

 

 每年差旅成本节约在千万元以上。